Proces inwentaryzacji reprezentuje określone kroki lub procedury stosowane przez firmę podczas przenoszenia produktów inwentaryzacyjnych w ramach operacji biznesowych. W środowisku biznesowym istnieją różne rodzaje zapasów. Firmy produkcyjne i produkcyjne zwykle zajmują się surowcami, produkcją w toku i wyrobami gotowymi. Magazyny, dystrybutorzy i detaliści zajmują się przede wszystkim produktami gotowymi do sprzedaży osobom fizycznym i przedsiębiorstwom. Chociaż te dwie grupy reprezentują firmy na różnych końcach łańcucha dostaw, procesy inwentaryzacyjne mogą być podobne w obu grupach.
Szeroki przegląd procesu inwentaryzacji to system, którego firma używa do śledzenia zapasów w swojej księdze księgowej. Systemy okresowych i ciągłych inwentaryzacji są najczęściej spotykane w firmach. Systemy okresowych zapasów nie aktualizują księgi głównej firmy dla każdego określonego przesunięcia zapasów. Firmy zwykle zaczynają od bilansu otwarcia zapasów i aktualizują informacje co kwartał lub co rok. Niektóre firmy mogą preferować aktualizowanie swoich systemów okresowych inwentaryzacji co miesiąc. Systemy ciągłej inwentaryzacji aktualizują księgę główną firmy po każdym zakupie, sprzedaży lub korekcie na koncie magazynowym firmy. Chociaż systemy ciągłej inwentaryzacji wymagają więcej pracy, zapewniają dokładniejszy system zarządzania poszczególnymi procesami inwentaryzacji.
Firmy powinny wybrać każdy indywidualny proces inwentaryzacji zgodnie z rodzajem towarów w firmie. Firmy, które produkują lub sprzedają jednorodne produkty lub elementy w dużych partiach, mogą preferować prostszy proces inwentaryzacji. Firmy często odbierają, przechowują, etykietują i sprzedają te produkty z zapasów bez sprawdzania poszczególnych pozycji. Pobieranie próbek to powszechny proces kontroli jakości towarów jednorodnych lub partiach. Firmy ocenią jakość zapasów, wybierając losową próbkę w celu sprawdzenia zapasów.
Zapasy składające się z pojedynczych towarów lub linii produktów zwykle wymagają bardziej szczegółowego procesu inwentaryzacji. Firmy będą spędzać dużo czasu na zarządzaniu, etykietowaniu i wycenie tych towarów, ponieważ koszt każdego produktu jest zwykle inny. Właściciele firm i menedżerowie często śledzą te elementy indywidualnie, aby zrozumieć, które elementy wymagają uzupełnienia w firmie. Firmy z ogromnymi zapasami poszczególnych produktów często korzystają z systemu stałego inwentaryzacji. Dzięki temu mogą przechowywać szczegółowe informacje w księdze księgowej, aby dokładnie przedstawić informacje finansowe dotyczące zapasów.
Właściciele firm i menedżerowie muszą również wziąć pod uwagę ilość pracy potrzebnej do zarządzania zapasami. Mniejsze firmy często mają trudności z utrzymaniem procesu inwentaryzacji, ponieważ mają mniej pracowników do wykonywania funkcji i dostarczania sprzedającemu dokładnych informacji o inwentarzu. Małe firmy powinny również rozważyć outsourcing procesów inwentaryzacyjnych, które mogą skomplikować ich działalność biznesową. Właściciele firm mogą również uniknąć szczegółowych informacji dotyczących zarządzania poszczególnymi procesami inwentaryzacyjnymi.