Firmom zaleca się napisanie listu o odrzuceniu kandydata do pracy do wszystkich kandydatów, których nie zatrudniają. Celem pisma jest poinformowanie wnioskodawcy o okolicznościach, okazanie wdzięczności i utrzymywanie dobrych relacji z wnioskodawcą. List o odrzuceniu kandydata do pracy musi zawierać co najmniej:
Oświadczenie, że kandydat nie dostał pracy.
Wyraz uznania dla aplikacji i wszelkich rozmów kwalifikacyjnych.
Najlepsze życzenia dla wnioskodawcy w dalszym poszukiwaniu pracy lub rozwoju zawodowym.
Listy mogą również zawierać zachętę do ponownego aplikowania, prośbę o aplikowanie na inną obecną pracę oraz dane osobowe dotyczące rzeczy, które ankieterzy docenili w odniesieniu do kandydata.
Większość listów jest napisana w formalnym stylu biznesowym. Pierwsze od jednego do dwóch zdań jest poświęcone poinformowaniu skarżącego, że ktoś inny został zatrudniony, i podaniu niejasnego powodu. „Niestety w tej chwili jesteśmy w stanie zaproponować Państwu pracę ze względu na dużą liczbę wykwalifikowanych kandydatów” lub wystarczy permutacja tego zdania.
W następnych kilku zdaniach należy podziękować wnioskodawcy za poddanie się procesowi składania wniosku/rozmowy kwalifikacyjnej. Mogą być również kierowane osobiście, aby firma okazała wdzięczność za spotkanie z wnioskodawcą. Zdanie takie jak: „Doceniliśmy spotkanie z tobą i cieszyliśmy się, że wysłuchaliśmy twoich pomysłów na to, jak pasowałbyś do naszej korporacji”, jest właściwe, jeśli tak się stało. Wielu ekspertów biznesowych uważa, że oświadczenie w tej części listu o odrzuceniu kandydata do pracy powinno być nieco spersonalizowane i wyrażać uznanie dla rzeczywistego zdarzenia podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby złagodzić odmowę i uczynić ją osobistym i komplementarnym.
Ostatnim istotnym szczegółem jest życzenie kandydata na sukces w przyszłości. Można to wyrazić prostym stwierdzeniem, takim jak: „Życzymy ciągłych sukcesów w zawodzie (poszukiwanie pracy, kariera itp.)”. Pismo o odrzuceniu kandydata do pracy powinno następnie zostać zamknięte oficjalnym podpisem.
Pomiędzy wyrazami uznania a chęcią odniesienia sukcesu, listy mogą zawierać zaproszenia do aplikowania na inne obecne stanowiska lub do ubiegania się o pracę w przyszłości. Te zaproszenia są jednym z powodów, aby spersonalizować wszystkie listy i nie wysyłać formularza. Niektóre firmy nie akceptują ponownej aplikacji kandydata, jeśli rozmowa kwalifikacyjna była zła lub niekorzystna, ale być może naprawdę polubiły niektórych kandydatów i nie były w stanie zaoferować im pracy. Zaleca się, jeśli jest wolne drugie stanowisko, pracodawca powinien to powiedzieć nie tylko w liście, ale także w rozmowie telefonicznej.
Firmy powinny unikać potencjalnych pułapek podczas pisania listu o odrzuceniu kandydata do pracy. Nie powinni komentować zatrudnionej osoby lub konkretnych cech, które sprawiły, że ta osoba była lepszym wyborem. W tym tkwi potencjał procesów sądowych dotyczących nieuczciwych praktyk zatrudniania. Negatywne komentowanie występów wnioskodawcy jest również niewskazane. Zapamiętaj cel pod ręką; poinformować, podziękować, życzyć dobrze i pozostawić dobre wrażenie.