Firma osobistych asystentów to firma, która zaopatruje kadrę kierowniczą w asystentów administracyjnych. Zamiast wykonywać ogólną pracę biurową, osobiści asystenci współpracują bezpośrednio z przełożonymi biznesowymi lub menedżerami, aby pomóc im w organizacji i aktualizacji. Osobiści asystenci muszą mieć dobre umiejętności komunikacyjne i komputerowe. Firma zajmująca się osobistymi asystentami jest często mała i prowadzona przez jedną osobę.
Przynajmniej w fazie początkowej większość firm zajmujących się osobistymi asystentami jest uruchamiana i zarządzana przez osobę, która osobiście pomaga nowym klientom. W miarę rozwoju działalności osobistych asystentów firma prawdopodobnie będzie dodawać asystentów w razie potrzeby. Liczba potrzebnych pracowników często zależy od tego, czy większość przydziałów osobistych asystentów ma charakter krótko- czy długoterminowy.
Firma zajmująca się osobistymi asystentami zazwyczaj oferuje klientom zarówno asystentów długoterminowych, jak i krótkoterminowych. Korporacje często zatrudniają wielu pełnoetatowych asystentów osobistych, podczas gdy krótkoterminowa pomoc asystenta może być potrzebna w celu pokrycia urlopów pracowników. Wiele firm zajmujących się osobistymi asystentami jest wirtualnych, co oznacza, że mogą pomagać firmom na całym świecie za pomocą komputera. Niektóre kraje, w tym Europa, Stany Zjednoczone i Japonia, zlecają teraz niektórym swoim osobistym asystentom outsourcing, co oznacza, że mogą zatrudniać niezależnych wykonawców z krajów takich jak Indie.
Nie ma wielu kosztów ogólnych wymaganych do rozpoczęcia działalności wirtualnej asystentki osobistej. Często potrzebny jest tylko sprzęt komputerowy i telefoniczny. Niektóre firmy zajmujące się osobistymi asystentami działają wirtualnie, a także pracują z klientami osobiście.
Firmy zajmujące się osobistymi asystentami muszą stale sprzedawać swoje usługi, aby mieć pewność, że mają wystarczająco dużo biznesu. Większość firm zajmujących się asystentami osobistymi ma witrynę internetową. Mogą pisać i publikować artykuły informacyjne w witrynach katalogowych z linkiem do ich witryny jako sposobem na zdobycie nowych potencjalnych klientów. Firma zajmująca się osobistymi asystentami, która kontaktuje się z klientami twarzą w twarz, może publikować ogłoszenia w lokalnych gazetach. Właściciele firm doradczych mogą zostawić wizytówki potencjalnym klientom, do których się zwracają, np. firmom w pobliskich biurowcach.
Zimne rozmowy to klasyczny sposób kontaktu firm z potencjalnymi nowymi klientami. Obejmuje najpierw sprawdzenie, do kogo zadzwonić, w jakiej firmie, zanim zadzwonisz. Następnym krokiem jest przedstawienie się rozmówcy i wzmianka o swojej firmie. Dzwoniący może następnie poprosić potencjalnych klientów o przesłanie większej ilości informacji o produktach i usługach, a także, miejmy nadzieję, zarezerwować wywiad z klientem. Jest to często dobra metoda dla firm zajmujących się osobistymi asystentami na pozyskanie nowych klientów, ponieważ wywoływana firma może chcieć dodać nowych asystentów lub potrzebować źródła, do którego można się zwrócić, gdy będą potrzebować więcej.