Gwarancja przetargowa to rodzaj zabezpieczenia, za pomocą którego oferent udowadnia, że ma środki na realizację projektu. Zleceniodawca, który jest stroną, która prosi o oferty na projekt, zazwyczaj otrzymuje te informacje od firmy ubezpieczeniowej, banku lub innego źródła o podobnej renomie. Inne warunki gwarancji przetargowej obejmują wadium, gwarancję przetargową i poręczenie przetargowe.
Powszechne jest zbieranie pisemnej gwarancji przetargowej, gdy oferty są przyjmowane na zlecenie, na przykład od wykonawców projektu budowlanego. Dokument służy jako zabezpieczenie dla zleceniodawcy, że projekt posunie się do przodu, jak twierdzi oferent. Oprócz udowodnienia, że oferent posiada niezbędne środki, jest to również potwierdzenie jego zaangażowania w realizację projektu.
Gwarancja oferty jest zazwyczaj ważnym elementem wyboru odpowiedniego dostawcy. Zwiększa efektywność i szybkość procesu selekcji poprzez nałożenie na oferenta odpowiedzialności za dochowanie należytej staranności. Dzięki temu zleceniodawca może skupić się na kwalifikacjach dostawcy, ponieważ odnoszą się one konkretnie do projektu.
W wielu przypadkach gwarancja przetargowa będzie przewidywać, że po podpisaniu umowy ma ona zostać zastąpiona gwarancją wykonania. Dokument ten określa warunki, na jakich zleceniodawca zostanie zwrócony, jeśli zwycięski oferent nie spełni obietnic dotyczących projektu. Warunki zazwyczaj obejmują maksymalną opłatę do uiszczenia, która zwykle jest pełną ceną umowy. Ten rodzaj dokumentu nazywany jest również akredytywą stand-by.
Gdy nie ma gwarancji wykonania, gwarant zazwyczaj zapłaci zleceniodawcy sumę zwaną karą umowną, jeśli oferent nie dostarczy. Kwota do zapłaty to zazwyczaj kwota będąca różnicą między następną najwyższą ofertą a zwycięską ofertą. Typowa umowa szczegółowo określa warunki, na jakich ta opłata ma być uiszczona.
Oprócz ochrony zleceniodawcy, dokumenty te mogą być również korzystne dla oferenta. Wyraźnie określają oczekiwania wobec projektu oraz warunki, na jakich zostanie on uznany za nienależycie zrealizowany. Często zdarza się również, że istnieje limit kwoty, którą wykonawca ma zapłacić zleceniodawcy, jeśli warunki umowy nie zostaną spełnione.