Umowa przetargowa to oszacowanie całkowitego kosztu wykonania określonej pracy. Stosowana w różnych formach działalności, taka umowa jest dostarczana osobie lub firmie zlecającej wykonanie pracy. W niektórych przypadkach propozycje kosztów będą zbierane od różnych oferentów, przy czym jeden lub więcej z nich zostanie wybranych do wykonania zadania.
Taka umowa może zaczynać się od tzw. zapytania ofertowego (RFP). To jest zaproszenie do licytowania konkretnego zlecenia. RFP często wyjaśnia szczegóły prac do wykonania. Te szczegóły mogą obejmować harmonogramy pracy lub terminy, lokalizację pracy i wszelkie inne szczegóły, które mogą mieć wpływ na ofertę dostawcy. Jeśli zapytanie ofertowe nie wskazuje wyraźnie niektórych szczegółów potrzebnych do właściwej umowy przetargowej, potencjalny dostawca będzie musiał skontaktować się z wnioskodawcą, aby uzyskać więcej informacji.
Podczas pisania umowy przetargowej dostawca może być zmuszony do rozważenia takich rzeczy, jak materiały potrzebne do wykonania pracy, czas przeznaczony na pracę i koszty pracy. Często różnią się one w zależności od pracy do wykonania i poziomu szkolenia potrzebnego do pracy. Na przykład im bardziej techniczna praca, tym więcej materiałów i robocizny może kosztować jej wykonanie. Szablon oferty może być wykorzystany do zapewnienia, że wszystkie koszty zostaną pokryte podczas pisania oferty.
Umowa przetargowa powinna również uwzględniać zysk, jaki dostawca chce osiągnąć z pracy. W większości przypadków te propozycje są sposobem na porównanie wielu ofert pracy przez firmy żądające ofert. Im więcej dostawców konkuruje o pracę, tym większa szansa, że niektórzy z nich zaakceptują marże poniżej średniej. Im niższa wymagana marża zysku, tym niższa może być ogólna oferta.
Ważnym aspektem umowy przetargowej może być klauzula zmiany. Klauzula zmiany może pozwolić dostawcy na zażądanie zmiany oferty, jeśli do wykonania pracy potrzeba więcej pieniędzy lub czasu. Może to mieć kluczowe znaczenie, jeśli praca wymaga budowy, remontu lub budowy dowolnego rodzaju. Jeśli wykonawca nie zapisze tego rodzaju klauzuli w ofercie, wszelkie dodatkowe koszty potrzebne do zakończenia zlecenia w nieoczekiwanych okolicznościach łagodzących mogą spaść na dostawcę.
Po zaakceptowaniu umowy przetargowej wykonawca często będzie musiał osobiście podpisać ostateczną kopię. W tym momencie umowę powinien również podpisać przedstawiciel firmy zatrudniającej dostawcę. Wiele oryginałów powinno być podpisanych jednocześnie i przechowywanych w aktach przez obie strony.