Umowa z dostawcą to umowa pomiędzy osobą fizyczną lub firmą a usługodawcą. Umowa zawiera warunki świadczenia usługi, związane z nią koszty oraz szczegóły dotyczące tego, jak długo dostawca będzie świadczyć żądaną usługę. Sprzedawca zazwyczaj zawiera postanowienie, które umożliwia każdej ze stron odstąpienie od umowy, jeśli spełnione są określone warunki.
Firmy zazwyczaj zgadzają się na zawarcie umowy dostawcy z firmami, które świadczą usługi, takie jak sprzątanie, mycie okien i ochrona. Przed wyrażeniem zgody na zawarcie umowy większość firm prosi kilku dostawców o złożenie ofert. Oferty wyszczególniają rodzaj usług, które dostawcy zamierzają świadczyć, a także szczegółowe informacje dotyczące związanych z nimi kosztów. Niektórzy dostawcy oferują oferty o niskich kosztach, które wiążą się z minimalnym nakładem pracy i ograniczonymi usługami, podczas gdy inne firmy oferują szerszy zakres usług po wyższych kosztach. Właściciele firm zapoznają się ze szczegółami każdej oferty i mogą odrzucić ofertę, zaakceptować ofertę lub rozpocząć dalsze negocjacje w celu obniżenia ceny przed zawarciem umowy.
Konsumenci zwykle zgadzają się na umowy z dostawcami w taki sam sposób, jak firmy. Umowy z dostawcami z osobami fizycznymi są często bardziej skomplikowane niż umowy biznesowe, ponieważ sprzedawcy muszą zaspokoić specyficzne potrzeby danej osoby. Firmy świadczące usługi na weselach i innych okazjach muszą opierać ofertę na specyfice danego wydarzenia, co może prowadzić do szerokich negocjacji cenowych.
Zarówno strona płacąca za usługę, jak i strona świadcząca usługę muszą podpisać umowę z dostawcą, aby była ona skuteczna. Umowa powinna zawierać datę podpisania umowy, datę wejścia w życie umowy oraz datę zakończenia obowiązywania umowy. Umowy z dostawcami zwykle trwają co najmniej rok, chociaż niektóre firmy wolą działać z miesiąca na miesiąc, aby zapewnić, że dostawca będzie świadczyć usługi zgodnie z ustaleniami.
Usługodawca może unieważnić umowę z dostawcą, jeśli strona otrzymująca usługi nie zapłaci za usługi zgodnie z warunkami umowy. Strona płacąca za usługę ma zwykle prawo do rozwiązania umowy, jeśli sprzedawca nie wykona usługi zgodnie z umową lub wykona usługę w sposób naruszający warunki pierwotnej umowy. Spory związane z umowami z dostawcami są zazwyczaj rozstrzygane w sądach ds. drobnych roszczeń.