Zapasy to często duży wydatek dla sprzedawców detalicznych, producentów i innych firm prowadzących działalność w oparciu o zapasy. Analiza inwentaryzacji pozwala kierownictwu firmy wykryć wady systemu i usprawnić działanie. Ten proces ma różne aspekty. Właściciele i kadra kierownicza powinni dokonać przeglądu systemu księgowania zapasów, kontroli wewnętrznych i fizycznego przepływu towarów. Analiza inwentaryzacji może również wymagać wieloletniego pracownika, który stale przegląda proces inwentaryzacji w celu utrzymania właściwych procedur.
W biznesie funkcjonują dwa rodzaje systemów księgowania zapasów: wieczyste i okresowe. Analiza inwentaryzacji może pomóc firmie określić, którego z nich użyć i czy obecny system działa prawidłowo. System wieczysty dokonuje aktualizacji księgi głównej firmy dla każdej sprzedaży, zakupu lub korekty pozycji magazynowych. System okresowy aktualizuje konto magazynowe tylko na koniec miesiąca. Spis inwentarza z natury jest niezbędny w przypadku obu systemów, choć mniej razy w przypadku systemu wieczystego.
Podczas analizy zapasów firma powinna przejrzeć swój proces produkcyjny, aby określić, którego systemu użyć. Procesy jednoseryjne lub pojedyncze towary produkowane pojedynczo często podlegają systemowi wieczystemu. Częste aktualizacje konta zapasów pomagają śledzić dane finansowe. Firmy produkujące duże zestawy towarów jednorodnych zazwyczaj stosują system okresowy. Rzadsze aktualizacje działają dobrze, ponieważ rodzaje produkowanych towarów są zazwyczaj takie same.
Kontrole wewnętrzne to środki ochronne, które firma stosuje w celu ochrony zapasów. Należą do nich ponumerowane zamówienia zakupu, bezpieczne fizyczne lokalizacje do przechowywania zapasów oraz systemy bezpieczeństwa lub kamery do obserwowania zapasów w firmie. Zatrudnianie pracowników zobowiązanych i rozdzielanie obowiązków inwentaryzacyjnych pomiędzy pracowników to również kontrole wewnętrzne. Analiza inwentarza określa, czy obecne kontrole wewnętrzne działają prawidłowo i jakie kontrole wewnętrzne są niezbędne do dalszej ochrony inwentarza. Kontrole wewnętrzne często różnią się między firmami, ponieważ stosują te specyficzne dla ich działalności.
Fizyczny przepływ zapasów to kolejny aspekt analizy zapasów. Obejmuje to przeglądanie operacji magazynowych od początku do końca. Wszystkie praktyki związane z zamawianiem, przyjmowaniem, magazynowaniem i sprzedażą zapasów wymagają przeglądu w celu ustalenia, jak dobrze działają. Proces ten sprawdza się również w przypadku identyfikowania problemów związanych z kontrolą wewnętrzną. Aktualizacje sposobu, w jaki pracownicy wykonują każde zadanie w procesie inwentaryzacji, mogą pomóc firmie zabezpieczyć ten zasób.
Analiza zapasów niekoniecznie powinna być rzadkim procesem w firmie. Firmy powinny aktywnie sprawdzać i często aktualizować procedury inwentaryzacyjne, aby upewnić się, że w praktykach firmy nie ma oszustw ani defraudacji. Ustalenie określonego harmonogramu analizy stanów magazynowych zapewnia również prawidłową realizację zadań przez pracowników.