Uzgadnianie zapasów to proces, w ramach którego firma bilansuje stan zapasów z natury z danymi w swoich księgach rachunkowych. Dostępne są dwa rodzaje systemów do uzgadniania zapasów. Firmy mogą korzystać z systemu okresowej lub ciągłej inwentaryzacji do prowadzenia tej działalności. Jak sugerują nazwy, system okresowej inwentaryzacji wymaga uzgadniania inwentaryzacji kilka razy w roku, na przykład co kwartał; metoda wieczysta nie ma tego wymogu, ponieważ wystarcza coroczna inwentaryzacja. W każdym systemie fizyczny spis inwentarza jest niezbędny do porównania rzeczywistych pozycji z raportami księgowymi, aby księgowi mogli w razie potrzeby wprowadzać korekty.
W każdym systemie inwentaryzacji proces rozpoczyna się od tych samych wczesnych etapów. Osoba z działu księgowości zwykle wychodzi i liczy wszystkie fizyczne przedmioty wymienione jako zapasy. Kopia inwentarza księgowego z komputera może pomóc księgowemu w prowadzeniu księgowego inwentarza z natury. Wszelkie różnice pomiędzy stanem wykazanym na wydruku komputerowym a stanem rzeczywistym należy oznaczyć na protokole. Wszystkie zapasy wymagają przeliczenia przed rozpoczęciem procesu uzgadniania.
Po zakończeniu spisu z natury księgowi mogą rozpocząć proces uzgadniania zapasów. Proces ten wymaga od księgowego porównania swoich fizycznych obliczeń z pozycjami wymienionymi w systemie księgowym. Wszelkie różnice i wynikające z nich różnice w dolarach muszą mieć wyraźny zapis w raporcie uzgodnienia. Księgowy musi znaleźć przyczynę tych różnic i wyśledzić wszelkie nieobliczalne zapasy. Na przykład zapasy sprzedane, ale jeszcze nie zarejestrowane w księdze księgowej mogą spowodować różnicę w zapasach podczas procesu uzgadniania.
Cel procesu uzgadniania zapasów jest dwojaki. Po pierwsze, firma podaje dokładniejsze dane liczbowe w swoich sprawozdaniach finansowych, zarówno w rachunku zysków i strat, jak i w bilansie. Właściwe zestawienia księgowe i raporty odzwierciedlają prawdziwą wartość firmy i umożliwiają interesariuszom dokonywanie lepszych ocen. Po drugie, dokładne saldo zapasów może zapobiec nadpłaceniu podatków. Agencje rządowe mogą naliczać podatki od niesprzedanych zapasów na koniec każdego roku; zbyt duża ilość zapasów na koniec roku zwiększa te podatki.
Uzgadnianie zapasów może pomóc firmie udowodnić, że posiada odpowiednie kontrole wewnętrzne. Kradzież, psucie się i zniszczenie zapasów mogą znacznie zwiększyć koszty prowadzenia działalności firmy. Brak odpowiedniej kontroli kosztów związanych z zapasami może szybko pochłonąć zyski firmy. Audytorzy często postrzegają kontrole wewnętrzne jako część procesu przeglądu zewnętrznego firmy. Krajowe standardy rachunkowości mogą również wymagać zgodności z procedurami uzgadniania zapasów w przypadku niektórych rodzajów spółek.