Rachunkowość zarządzania zapasami to wewnętrzny proces biznesowy używany przez firmy w celu zapewnienia właściwej kontroli zapasów. Proces ten jest często częścią działu księgowości i wiąże się z intensywnym korzystaniem z pakietu oprogramowania do zautomatyzowanej księgowości firmy. Uzgodnienia stanowią dużą część rachunkowości zarządzania zapasami, ponieważ księgowi będą musieli przeglądać informacje przechowywane w programie komputerowym i porównywać je z rzeczywistym stanem magazynowym firmy. Dla firm, które muszą wprowadzić proces rachunkowości zarządczej dla zapasów, dostępnych jest kilka różnych opcji.
Jedną z pierwszych kwestii, jakie firma musi podjąć w ramach procesu księgowania zapasów, jest prowadzenie systemu ciągłego lub okresowego inwentaryzacji. System wieczysty aktualizuje konta zapasów za każdym razem, gdy firma kupuje, sprzedaje lub koryguje pozycje zapasów w programie księgowym. System ten zapewnia również, że firma posiada dokładną ewidencję zapasów pod względem całkowitej wartości dolarów. Mniej uzgadniania jest konieczne podczas procesu ciągłej inwentaryzacji, ponieważ system stale śledzi zapasy.
Systemy okresowej inwentaryzacji są mniej intensywne niż systemy wieczyste. Jednak system jest mniej dokładny i wymaga pełnej inwentaryzacji co kilka tygodni lub miesięcy. Księgowi będą musieli utworzyć rejestr inwentarza ze swojego pakietu oprogramowania i porównać go z rzeczywistym inwentarzem. Często konieczne są znaczne korekty, aby skorygować główne różnice między dwiema wartościami inwentarza.
Inną ważną częścią rachunkowości zarządzania zapasami jest wybór systemu wyceny zapasów. Powszechnie stosowane metody wyceny zapasów księgowych obejmują FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) i średnią ważoną. Wiele firm korzysta z metody FIFO, ponieważ jest ona prosta i powoduje, że starsze zapasy są sprzedawane jako pierwsze, co zmniejsza ryzyko odpisów na przestarzałe zapasy. Wycena zapasów LIFO sprzedaje najpierw nowsze zapasy; często skutkuje to wyższym kosztem sprzedanych towarów i niższym dochodem netto. Tym samym LIFO będzie skutkowało niższym zobowiązaniem podatkowym spółki na koniec roku.
Inną częścią rachunkowości zarządzania zapasami są kontrole wewnętrzne. Kontrole te ograniczają liczbę pracowników, którzy mogą uzyskać dostęp do informacji o zapasach lub dokonać pełnych korekt lub innych czynności księgowych związanych z zapasami. Na przykład kontrole ograniczą dostęp do systemu, utworzą ścieżki audytu, aby menedżerowie mogli zobaczyć, który pracownik pracował nad projektami inwentaryzacyjnymi, blokując inwentarz fizyczny w bezpiecznych lokalizacjach i korzystając z okresowych audytów w celu uzyskania opinii osób trzecich na temat procesu inwentaryzacji firmy. Inne kontrole mogą być konieczne w zależności od procedur operacyjnych firmy i branży, takiej jak produkcja lub sprzedaż detaliczna.