Formalna struktura organizacyjna odnosi się do typu zorganizowanej i planowanej struktury organizacyjnej, która może zostać przyjęta przez organizację. Ten rodzaj struktury organizacyjnej jest bezpośrednim przeciwieństwem nieformalnej struktury formalnej, która nie przylega do żadnego typu struktury formalnej. Jak sama nazwa wskazuje, struktura dotyczy kolejności działań w organizacji. Dąży do zdefiniowania ról poszczególnych osób w miejscu pracy i oczekuje od nich przestrzegania wyznaczonych ról.
Jednym z atrybutów formalnej struktury organizacyjnej jest fakt, że dzieli ona role jednostek w organizacji w sposób hierarchiczny, od góry do dołu. Pozycja na szczycie jest zarezerwowana dla najważniejszej osoby w organizacji. Ten poziom ważności spada kaskadowo w dół, określając kolejne osoby, a także to, co stanowi warunki ich różnych urzędów. Na przykład firma z wieloma oddziałami może mieć jednego dyrektora generalnego (CEO), który jest najważniejszym dyrektorem w organizacji. W różnych oddziałach mogą być menedżerowie, którzy zarządzają ich oddziałami, ale nadal muszą odpowiadać przed dyrektorem generalnym. Każdy oddział będzie miał formalną strukturę, w której kierownikami oddziałów będą najwyższe kierownictwo, następnie szefowie różnych działów, a następnie przełożeni itp.
Celem stworzenia formalnej struktury organizacyjnej w firmie jest zapobieżenie chaosowi, który powstałby, gdyby jednostki nie wiedziały, czego się od nich oczekuje w różnych sytuacjach. Innym powodem tworzenia tego typu struktury jest to, aby firmy były bardziej uporządkowane, zorganizowane i efektywne. Można go jednak zastosować do większości typów modeli biznesowych; jest używany głównie przez duże organizacje z wieloma pracownikami i oddziałami.
Formalna struktura organizacyjna, choć może sprawić, że firma będzie bardziej efektywna, ma też swoje wady. Różne poziomy działów i przywództwa tworzą wąskie gardło, które może utrudnić każdy ważny proces decyzyjny. Na przykład, jeśli pracownicy zakładu produkcyjnego mają jakiekolwiek skargi, będą musieli przejść przez swojego bezpośredniego przełożonego, który może mieć przełożonego generalnego. Główny przełożony przekaże skargę kierownikowi zakładu, który może przekazać ją do działu kadr. Następnie dział kadr rozpatrzy skargę i zdecyduje, czy przekazać ją kierownikowi oddziału, który następnie przekaże ją kierownikowi regionalnemu. Ten żmudny proces będzie trwał do czasu, gdy skarga dotrze do centrali, przechodząc przez ten sam proces, aż dotrze do dyrektora generalnego.