Rola profesjonalnego asystenta administracyjnego jest kluczowa w funkcjonowaniu wielu firm. Chociaż profesjonalny asystent administracyjny ma podobne obowiązki do każdego asystenta administracyjnego, zwykle ma więcej lat doświadczenia i / lub dyplom ukończenia studiów wyższych i często pracuje z kadrą kierowniczą w firmie, a także może pełnić funkcję kierownika biura. Obowiązki służbowe asystentów administracyjnych są zróżnicowane, ale często mają charakter urzędniczy. Każdy asystent administracyjny będzie potrzebował umiejętności dobrej współpracy z innymi ludźmi, doskonałych umiejętności organizacyjnych oraz biegłości w pisaniu na klawiaturze i pracy na komputerze.
Według Departamentu Pracy Stanów Zjednoczonych profesjonalny asystent administracyjny może pracować w biurze zarówno w charakterze administracyjnym, jak i biurowym, zapewniając efektywne i wydajne prowadzenie działalności. Niektóre z ich obowiązków mogą obejmować zarządzanie komunikacją między firmą, jej klientami i pracownikami, na przykład za pośrednictwem poczty, telefonu lub poczty elektronicznej; planowanie spotkań; ustalanie spotkań; prowadzenie starannej ewidencji lub opracowywanie systemu ewidencji; pomoc innym pracownikom w projektach lub badaniach; i organizowanie podróży. Większość profesjonalnych asystentów administracyjnych wykonuje wszystkie te obowiązki i nie tylko.
Niektóre dodatkowe obowiązki mogą obejmować zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników, asystowanie klientom lub klientom, którzy przychodzą do biura, oraz utrzymanie materiałów biurowych. Może to oznaczać inwentaryzację zapasów i zamawianie tego, co jest potrzebne, a także prowadzenie starannej ewidencji księgowej. Profesjonalny asystent administracyjny musi znać sprzęt technologiczny w biurze i potrafić dokonać drobnych napraw lub zdecydować, kiedy wezwać kogoś do naprawy urządzenia.
Profesjonalny asystent administracyjny potrzebuje umiejętności samodzielnej pracy i podejmowania decyzji. Będzie musiał zdecydować, jakie informacje przekazać szefowi, a także czym może zająć się samodzielnie. Asystent administracyjny działający w roli kierownika biura będzie musiał upewnić się, że zasady biura są przestrzegane, co może dotyczyć kwestii takich jak ubiór lub żądany czas wolny. Ważne jest również, aby upewnić się, że przestrzegany jest łańcuch dowodzenia, jeśli biuro jest środowiskiem bardziej formalnym.
Niektórzy profesjonalni asystenci administracyjni szkolą się do pracy w określonych dziedzinach, takich jak dziedzina prawna lub medyczna. Obszary te na ogół wymagają dodatkowego przeszkolenia, aby poznać specyficzną terminologię i metodologię środowiska, w którym będą pracować. Asystenci w tych dziedzinach często otrzymują wyższe pensje niż w standardowych środowiskach biurowych.
Istnieje wiele programów certyfikacyjnych i indywidualnych zajęć dostępnych do szkolenia asystentów administracyjnych. Tego rodzaju szkolenia i certyfikaty mogą doskonale wyglądać w CV i zwiększać szanse na zatrudnienie. Jednak wielu asystentów administracyjnych po prostu uczy się swoich cennych umiejętności w pracy i zdobywa podwyżki oraz awanse przez lata niezawodnej pracy.