Często, gdy dokument jest komuś przekazywany, osoba oferująca dokument ma potrzebę prowadzenia rejestru wymiany lub potrzebę zabezpieczenia dowodu, że dokument został przekazany odbiorcy. Z tych i innych powodów często tworzone jest pokwitowanie dokumentu, które musi być podpisane przez odbiorcę. Chociaż nie ma standardowego formularza odbioru dokumentu, większość z nich zawiera nazwę dokumentu, datę i godzinę podaną odbiorcy oraz podpis osoby, która zaakceptowała odbiór dokumentu.
Chociaż istnieją inne metody zapewnienia lub udowodnienia, że dokument został odebrany, takie jak wysłanie dokumentu poświadczonego lub listem poleconym, w niektórych przypadkach metody te nie są praktyczne lub preferowane. W przypadku braku formalnej karty podpisu lub pokwitowania, takiego jak pokwitowanie zwrotu listu poleconego lub paczki, można użyć pokwitowania z dokumentem. Na przykład, jeśli korzysta się z prywatnej usługi kurierskiej lub dokument jest dostarczany ręcznie, może nie być dowodu doręczenia bez potwierdzenia odbioru dokumentu.
W przypadku dokumentów prawnych najczęściej stosuje się paragon; jednakże paragon dokumentowy może być używany dla każdego rodzaju dokumentu. W dziedzinie prawa konieczna może być zmiana dokumentu w ostatniej chwili do klienta lub pilny wniosek złożony w sądzie bez luksusu oczekiwania na tradycyjną usługę pocztową. Często nawet nocna poczta nie dotrze dokumentu do miejsca przeznaczenia na czas. W związku z tym można skorzystać z prywatnej usługi kurierskiej lub dostarczyć dokument osobiście. Zapis dostawy może być potrzebny w przypadku sporu dotyczącego odbioru w późniejszym terminie.
Branża nieruchomości to kolejny obszar, w którym często stosuje się paragon. Oferty zakupu są zazwyczaj zależne od czasu. Chociaż ofertę można przesłać faksem do sprzedawcy, jeśli oferta zostanie przyjęta, strony zazwyczaj chcą jak najszybciej otrzymać oryginalną, podpisaną kopię, co wymaga skorzystania z przyspieszonej metody dostawy, takiej jak prywatna usługa kurierska . Dowód odbioru jest następnie realizowany na podstawie paragonu z dokumentem.
Potwierdzenie dokumentu może być skomplikowane lub tak proste, jak życzy sobie tego strona, która go używa. Co do zasady będzie zawierać nazwę i krótki opis doręczanego dokumentu, liczbę stron, datę i godzinę oraz będzie mieć miejsce na nazwisko i podpis osoby akceptującej odbiór dokumentu. Pokwitowanie nie tylko służy jako dokumentacja dla osoby, która złożyła dokument, ale może być również wymagane w przypadku sporu lub sporu w przyszłości, w związku z otrzymaniem dokumentu.