Paragon biznesowy to zapis transakcji. Najczęściej dokumentuje sprzedaż, ale firma może wystawić paragon na wszystko, co chce udowodnić, że otrzymała lub zarządzała, np. podarowane towary, przepracowane godziny lub obecność. Firmy generują rachunki, aby przestrzegać przepisów dotyczących ochrony konsumentów i sporządzać ewidencję do celów podatkowych. Dopóki paragon zawiera pewne podstawowe informacje, może mieć prawie dowolny format. Zazwyczaj firmy wykorzystują kartki papieru generowane komputerowo jako pokwitowania w sprzedaży detalicznej i faktury w transakcjach między przedsiębiorstwami.
Najpopularniejszym rodzajem paragonu biznesowego jest rekord wystawiony na sprzedaż detaliczną. Większość jurysdykcji wymaga, aby firmy dostarczały klientom rachunki, jeśli sprzedaż przekracza określony próg. Rachunki stanowią dowód transakcji i pokazują organom podatkowym, że firma śledzi sprzedaż do celów podatkowych. Typowy paragon wskazuje dzień i godzinę transakcji, sprzedane przedmioty lub świadczone usługi, cenę, ewentualne rabaty, kwotę zastosowanego podatku i sposób płatności. Wraz z upowszechnieniem się skomputeryzowanych kas fiskalnych i elektronicznych metod płatności, większość sprzedawców detalicznych posiada system punktów sprzedaży, który automatycznie generuje wydrukowany zapis w ramach transakcji.
Firmy, które kupują od innych firm, zazwyczaj realizują transakcję za pomocą zamówienia zakupu i faktury. Faktura zawiera listę sprzedawanych przedmiotów i zawiera wiersz podpisu, w którym kupujący wskazuje, że produkty zostały odebrane w dobrym stanie. Chociaż faktura różni się formatem od ewidencji sprzedaży detalicznej, jest ona równie ważna jak oficjalny paragon biznesowy.
W niektórych sytuacjach firma generuje rachunki za transakcje, które nie są tak standardowe jak sprzedaż. W takich przypadkach paragon biznesowy jest najprawdopodobniej formularzem wypełnianym ręcznie z informacjami dotyczącymi konkretnego wydarzenia. Na przykład firma, która otrzymuje darowane towary, może wystawić darczyńcy pokwitowanie do celów podatkowych. Często pokwitowanie to jest wypełniane ręcznie ze szczegółami darowizny, ponieważ towary są sprawdzane przy przekazaniu.
Tradycyjnie paragon biznesowy to fizyczna kartka papieru wymieniana między stronami. Wraz z popularyzacją Internetu, poczty e-mail i komputerów mobilnych, firmy opracowały nowsze sposoby udostępniania klientom ewidencji transakcji. Niektóre firmy oferują klientom wysyłanie rachunków pocztą elektroniczną lub przesyłanie informacji drogą elektroniczną za pomocą aplikacji na telefony komórkowe. Te nowsze metody zmieniły charakter paragonu biznesowego, jednocześnie oszczędzając zasoby w procesie.