Kiedy magazyn, port wejścia lub inny punkt zatrzymania przejmują towar w posiadanie, często wykorzystują odbiór towaru, aby potwierdzić odbiór towaru. W branży spedycyjnej, transportowej lub lotniczej masowe przesyłki towarów lub towarów często zatrzymują się często, zanim dotrą do miejsca docelowego. W celu dokładnego śledzenia paczek, pojemników lub pudełek, każdy przystanek po drodze może być zobowiązany do podpisania pokwitowania odbioru towaru, aby właściciel towaru zawsze wiedział, gdzie się znajduje i może uwzględnić wszelkie braki lub uszkodzenia towaru.
We współczesnej gospodarce międzynarodowej towary są często wysyłane na drugi koniec świata, zanim dotrą do miejsca docelowego. Producent w Chinach może dziennie wysyłać tysiące artykułów do konsumentów w Ameryce lub odwrotnie. Towary i dostawy mogą być przewożone drogą lądową, morską lub powietrzną, lub kombinacją tych trzech, w drodze do konsumenta końcowego. Zrozumiałe jest, że zarówno producent, jak i nabywca muszą zawsze wiedzieć, gdzie towary znajdują się w przypadku rozbieżności. Z tego powodu pokwitowanie odbioru towaru jest często podpisywane za każdym razem, gdy towar zatrzymuje się po drodze.
Często pierwszym przystankiem dla wysyłanych towarów jest stocznia, terminal lotniczy lub terminal ciężarówek. W tym momencie można podpisać pokwitowanie odbioru towaru, aby potwierdzić, że towar został odebrany przez przewoźnika odpowiedzialnego za transport towaru do miejsca docelowego. Z reguły paragon zawiera rodzaj i ilość przewożonego towaru, datę oraz zadeklarowaną wartość.
Jeśli towary są wywożone z kraju, często będą musiały przejść przez odprawę celną przy wjeździe do innego kraju. W wielu przypadkach urzędnicy celni tymczasowo przejmują towary, aby przed kontynuowaniem podróży upewnić się, że są one zgodne z przepisami i regulacjami celnymi. Funkcjonariusze celni mogą również podpisać pokwitowanie odbioru towarów, aby potwierdzić posiadanie towarów.
Kiedy towary docierają do miejsca docelowego, często odbiorca podpisuje również pokwitowanie odbioru towaru. Oczywiście, w idealnych okolicznościach, oryginalny paragon podpisany, gdy towary opuściły producenta, będzie zgodny z paragonem podpisanym, gdy dotrą do miejsca przeznaczenia. W przypadku rozbieżności paragony wystawione i podpisane podczas transportu powinny pomóc producentowi w ustaleniu, co się stało z zaginionym lub uszkodzonym towarem.