Technologia w zarządzaniu zasobami ludzkimi (HR) to kolejna aplikacja firm wykorzystujących sprzęt i oprogramowanie do wspomagania działalności człowieka. Firmy wykorzystują wszystkie rodzaje technologii w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Kilka różnych ról dla tej technologii może obejmować zatrudnianie i wybieranie pracowników do rozmów kwalifikacyjnych, zarządzanie dokumentacją pracowników lub świadczeniami oraz zabezpieczanie poufnych akt pracowniczych. Do tego celu dostępnych jest wiele różnych rodzajów sprzętu lub oprogramowania. Firmy mogą korzystać z zewnętrznego pakietu oprogramowania lub tworzyć własne, w zależności od potrzeb.
Wiele firm korzysta obecnie z internetowych aplikacji pracowniczych lub innych technologii w zarządzaniu zasobami ludzkimi, aby znaleźć nowych pracowników. Istotną korzyścią dla aplikacji online jest istnienie pytań typu knockout. Te pytania uniemożliwiają niewykwalifikowanym osobom przechodzenie zbyt daleko przez proces rekrutacji pracowników. Na przykład, jeśli firma chce mieć określony poziom wykształcenia, odpowiedź na temat uzyskanych stopni naukowych może pojawić się na aplikacjach pracowników. Osoby, które odpowiedzą „nie” na to pytanie, nie znajdą się na liście potencjalnych rozmów kwalifikacyjnych na wolne stanowisko w firmie.
Dokumentacja pracownika dotycząca nowych i istniejących pracowników jest często czasochłonnym procesem. Technologia w zarządzaniu zasobami ludzkimi pozwala firmie znaleźć nowe sposoby obsługi papierkowej roboty związanej z zatrudnieniem i świadczeniami pracowniczymi. Na przykład wszyscy nowo zatrudnieni mogą być zmuszeni do wypełnienia dokumentów dotyczących świadczeń medycznych, dentystycznych, emerytalnych lub innych. Korzystanie z internetowego systemu rejestracji jest powszechne i korzystne. Firma może stworzyć intranet, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy w celu wypełniania dokumentów, przeglądania bieżących świadczeń lub obsługi innych zadań związanych z określonymi świadczeniami.
Firmy muszą mieć bezpieczne środowiska do przechowywania dokumentów pracowniczych. Podczas gdy wszystkie firmy zazwyczaj dysponują specjalnymi magazynami przeznaczonymi do tego celu, technologia w zarządzaniu zasobami ludzkimi może być również korzystna. Tutaj zaszyfrowane arkusze kalkulacyjne lub inne pakiety oprogramowania pozwalają firmom ograniczyć dostęp do listy płac lub innych poufnych dokumentów. Skorzystanie z zewnętrznych usług płacowych może skutkować wykorzystaniem przez firmę zewnętrznej strony internetowej do przesyłania wrażliwych dokumentów. Technologia często pomaga firmie zapobiegać kradzieży dokumentów płacowych za pomocą złożonych metod transferu.
Technologia w metodach zasobów ludzkich nie jest pozbawiona wad. Przeniesienie tradycyjnych czynności z procesu ręcznego na proces technologiczny może być czasochłonne i kosztowne. Ponadto potencjalna awaria sprzętu lub oprogramowania jest również problemem, który firma może rozważyć. Bycie przygotowanym na wszelkie problemy technologiczne jest koniecznością, ponieważ niewłaściwa obsługa danych pracowników może skutkować wysokimi grzywnami lub karami.