Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy otrzymują wynagrodzenie według ustalonej stawki, albo na podstawie stawki godzinowej, albo wynagrodzenia. W Stanach Zjednoczonych pracodawcy są zobowiązani do płacenia za każdego pracownika podatków na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, odszkodowanie dla pracowników, stanowe, federalne, a często także lokalne podatki. Pracodawca musi również odliczyć część tych podatków i innych opłat z wypłaty pracownika, a wszystkie te transakcje muszą być rejestrowane do celów audytowych i podatkowych.
Serwis płacowy to firma, która odpłatnie zajmie się wszystkimi tymi funkcjami samodzielnie, uwalniając czas właściciela firmy na ważniejsze sprawy. Po założeniu konta pracodawca po prostu udostępnia usługę z listą wszystkich pracowników, przepracowanymi godzinami i wszelkimi odchyleniami. Dane te są następnie przetwarzane, a środki przekazywane z banku pracodawcy na konto obsługi płacowej. Pracownicy są opłacani standardowym czekiem lub bezpośrednim depozytem. Pracodawca otrzymuje wtedy zestawienia płacowe i podatkowe.
Serwis płacowy często oferuje również inne usługi. Pracodawcy mogą przekazać zarządzanie administracją świadczeń i usług emerytalnych firmy. Urlop i czas wolny można również śledzić. Niektóre usługi oferują nawet opcję zarządzania płatnościami podatkowymi pracodawcy, radzenia sobie z kwestiami zarządzania czasem i pracą, pomocy w przestrzeganiu przepisów podatkowych, zarządzaniu wydatkami, a nawet pomocy wstępnej. Usługa rutynowo zajmuje się również dokumentacją niezbędną do bezpośredniego wpłacania wypłat pracowników. Opłaty za usługi różnią się w zależności od wielkości konta i rodzaju świadczonych usług. Zwykle pobierana jest opłata za osobę plus opłata za wystawiony czek.
Pierwsza firma obsługująca płace została założona w 1949 roku przez byłego senatora New Jersey Franka Lautenberga oraz braci Henry’ego i Josepha Traubów. Początkowo pod nazwą Automatyczne Płace, firma oferowała proste usługi z wykorzystaniem kalkulatora elektromechanicznego i maszyny księgowej Comptometer. Automatyczne listy płac, które później przemianowano na Automatyczne przetwarzanie danych (ADP), nadążały za technologią. ADP stała się pionierem w wykorzystaniu skomputeryzowanej księgowości, zaczynając od kart perforowanych, a kończąc na najbardziej zaawansowanej technologii w branży.
Firma ADP rozwijała się poprzez przejmowanie mniejszych firm płacowych i ostatecznie weszła na giełdę w 1961 roku. Firma nadal się rozwija i jest uznawana za lidera w branży usług płacowych z ponad 500,000 40,000 klientów i ponad XNUMX XNUMX pracowników. Obecnie ADP zajmuje się nie tylko listą płac, ale także różnymi usługami brokerskimi i dealerskimi.
Sukces ADP posłużył jako model biznesowy obsługi płac, a koncepcja ta nadal ewoluuje wraz z ulepszeniami technologicznymi. Obecnie wiele usług kontaktuje się z klientami bezpośrednio przez Internet. Klient może po prostu wprowadzić dane płacowe do swojego portalu internetowego, a transakcja jest natychmiast przetwarzana. Klient ma dostęp do wszystkich rejestrów płacowych i kadrowych, a informacje te mogą być aktualizowane w razie potrzeby. Raporty są szybko dostępne, co upraszcza zadania związane z płacami w firmie i eliminuje kosztowne błędy.
Rozpowszechnienie skomputeryzowanych usług płacowych doprowadziło do niektórych przypadków oszustw i bezpośredniej kradzieży środków. Dlatego ważne jest, aby przeprowadzić pewne badania, aby upewnić się, że dana firma jest renomowana i wiarygodna. W końcu ta firma będzie miała dostęp do najbardziej poufnych danych firmy, w tym do jej konta bankowego. Ponadto, jeśli usługa nie dokona płatności podatku w terminie, firma zostanie pociągnięta do odpowiedzialności i odpowiednio ukarana grzywną. Ponieważ takie przypadki są na ogół rzadkie, korzyści płynące z korzystania z usług płacowych przewyższają wszelkie ryzyko.