Raporty płacowe to oficjalne dokumenty firmy zawierające informacje o pieniądzach wypłaconych każdemu pracownikowi. Firmy są prawnie zobowiązane do sporządzania tych raportów, zawierających szczegółowe informacje na temat każdego z nich. Najlepsze wskazówki dotyczące tworzenia raportów płacowych obejmują przegląd aktualnych przepisów płacowych, konfigurowanie systemu do tworzenia duplikatów raportów i przeprowadzanie okresowych audytów w celu zapewnienia zgodności. Firmy często mają dwa rodzaje dokumentów płacowych. Jeden trafia do pracownika jako odcinek wypłaty, a drugi pozostaje w wewnętrznych dokumentach firmy do celów ewidencyjnych.
Obecne przepisy dotyczące wynagrodzeń dyktują, jakie informacje firma przedstawia na swoich odcinkach płacowych i raportach płacowych. Może to obejmować informacje na temat podatków od wynagrodzeń, świadczeń i dodatków potrącanych z czeku pracownika. Inne informacje mogą obejmować daty okresów płacowych lub oddzielne kwoty wynagrodzenia, płac i nadgodzin. Ponownie, informacje te często pochodzą z przepisów lub innych przepisów władz krajowych, regionalnych lub lokalnych.
System jest zazwyczaj niezbędny do prowadzenia raportów płacowych. Firmy często przygotowują te raporty przynajmniej raz w miesiącu, więc korzystanie z systemu gwarantuje, że raporty informacyjne pozostają niezmienne. System ten zapewnia również, że firma nie pomija żadnych informacji z jednego okresu na drugi. Oprogramowanie do obsługi płac jest bardziej rozpowszechnione w firmach, dając im możliwości tworzenia i utrzymywania systemu. Korzystanie z oprogramowania płacowego pozwala również na stworzenie scentralizowanego systemu raportowania, w którym jedna lokalizacja może przetwarzać całe raporty płacowe firmy.
Audyty są zazwyczaj konieczne, aby upewnić się, że firma przestrzega wszystkich zewnętrznych i wewnętrznych zasad płacowych. W większości przypadków firma może stosować dwa rodzaje audytu w swoich raportach płacowych i systemie: wewnętrzny i zewnętrzny. Audyty wewnętrzne wykorzystują własnych pracowników firmy do przeprowadzania przeglądu systemu płac. Ten audyt jest przeznaczony wyłącznie do celów zarządczych. Drugi rodzaj audytu, zewnętrzny, wymaga wykorzystania trzeciej firmy i jest przeznaczony głównie dla interesariuszy spoza firmy.
Postępowanie zgodnie z najlepszymi wskazówkami dotyczącymi raportów płacowych jest zwykle procesem ciągłym. Zmienią się przepisy i regulacje, co będzie wymagało od firmy zmiany systemu raportów i audytów. Na przykład spółki publiczne często będą musiały co roku przechodzić liczne audyty. System płacowy wymaga aktywnego raportowania i zarządzania, więc firma może wybrać konkretne osoby do czuwania nad tym systemem. Pracownicy ci często wywodzą się z działów płac i księgowości, w zależności od poziomu zatrudnienia i procedur firmy.