Bilans próbny to zestawienie księgowe, które pokazuje salda początkowe i końcowe dla wszystkich kont zawartych w zestawie ksiąg. Ten format arkusza umożliwia ocenę, czy łączne obciążenia za cytowany okres są zbilansowane z całkowitą liczbą kredytów wygenerowanych w tym samym okresie. Gdy istnieje prawdziwe saldo próbne, suma uznań i rozchodów będzie równa.
Wykorzystanie bilansu próbnego do określenia aktualnego stanu dokumentacji księgowej jest pomocne na kilka różnych sposobów. Jedną z najważniejszych rzeczy, jakie osiąga przygotowanie takiego salda, jest szybka i łatwa identyfikacja, kiedy obciążenia i kredyty nie są równe. Prowadzenie tego typu sald na bieżąco pozwala szybko zidentyfikować konkretny okres rozliczeniowy, w którym wystąpiło niezbilansowanie i szybko je skorygować.
Z tego powodu wiele firm decyduje się na prowadzenie bilansu próbnego co najmniej raz w miesiącu. W zależności od cyklu rozliczeniowego stosowanego przez firmę, pomocne może okazać się przygotowanie arkusza bilansu co dwa tygodnie. Zasadniczo im krótszy okres jest rozważany, tym łatwiej jest zidentyfikować źródło nierównowagi i zająć się sytuacją, zanim stanie się ona poważnym problemem księgowym.
W wielu przypadkach jakakolwiek różnica między kredytami i debetami, która pojawia się w saldzie próbnym, jest niczym innym jak błędem księgowania, który miał miejsce w danym okresie. W takim przypadku błąd można zwykle łatwo wykryć i przywrócić stan równości między obciążeniami i kredytami.
Bilans próbny jest szczególnie skuteczny w identyfikacji błędu księgowania podwójnego wpisu. Często różnica między kredytami i debetami szybko prowadzi do konkretnego księgowania, które mogło zostać błędnie wprowadzone w dwóch różnych kolumnach lub kontach w całym zestawie ksiąg.
Jednocześnie saldo próbne może wskazywać na nierówność, która powstała w wyniku wprowadzenia kredytu lub obciążenia na niewłaściwy rachunek. W takim przypadku znalezienie błędu może być nieco bardziej czasochłonne, ponieważ będzie wymagało sprawdzenia każdego księgowania za podany okres i potwierdzenia, że księgowanie miało miejsce na właściwym koncie i pod prawidłową klasyfikacją.
Prowadzenie bilansu próbnego jest zwykle wstępem do przygotowania innych dokumentów finansowych, takich jak Rachunek przychodów i rozchodów. Dzięki upewnieniu się, że wszystkie obciążenia i uznania zaksięgowane w okresie są poprawne, przygotowanie raportów i innych dokumentów na podstawie danych księgowych jest łatwiejsze do zrealizowania.