Bilans próbny po zamknięciu jest końcowym raportem księgowym z cyklu księgowego. Cykl księgowy przedstawia sposób, w jaki firmy identyfikują i analizują transakcje przed zaksięgowaniem informacji w księdze głównej firmy. Firmy często zatrudniają kilku księgowych do zarządzania swoimi informacjami finansowymi i raportami księgowymi. Bilans próbny to raport księgowy, który zawiera wszystkie informacje z księgi głównej firmy. Firmy zazwyczaj dokonują kilku różnych zapisów w procesie zamknięcia księgowego, co skutkuje utworzeniem bilansu próbnego po zamknięciu.
Bilans próbny to krótkie podsumowanie księgi głównej firmy. Zamiast uwzględniać każdą transakcję finansową lub inne informacje z kont finansowych, saldo próbne zawiera tylko numer konta, nazwę konta i końcową sumę dla każdego konta finansowego. Księgowi używają salda próbnego, aby upewnić się, że wszystkie obciążenia są równe wszystkim uznaniom w księdze głównej firmy. Zapisy księgowe zamknięcia można również przygotować na podstawie informacji zawartych w bilansie próbnym firmy.
Firmy przechodzą przez proces zamknięcia rachunkowości, aby zapewnić dokładność i aktualność informacji finansowych za dany okres rozliczeniowy. Rachunkowość finansowa zwykle wymaga od firm terminowego rejestrowania transakcji finansowych. Większość firm stosuje miesiące kalendarzowe jako okresy rozliczeniowe. Księgowi przygotowują zapisy księgowe, uzgodnienia i raporty finansowe w celu przeglądu i bilansowania informacji finansowych. Korekta zapisów księgowych umożliwia skorygowanie wszelkich problemów w księdze głównej przed uruchomieniem sprawozdań finansowych.
W przypadku, gdy sprawozdania finansowe są informacjami wykorzystywanymi przez zewnętrznych interesariuszy biznesowych, bilans próbny po zamknięciu jest powszechnym raportem wewnętrznym używanym przez personel księgowy. Historycznie, raport ten był papierową kopią dołączoną do dokumentacji finansowej firmy. Chociaż kopie papierowe mogą być nadal w użyciu, wiele firm używa skomputeryzowanego oprogramowania księgowego do zarządzania swoimi funkcjami księgowymi. Księgowi korzystają z elektronicznej kopii bilansu próbnego po zamknięciu i eksportują te informacje do arkusza kalkulacyjnego. Arkusze kalkulacyjne umożliwiają księgowym manipulowanie tymi informacjami w celu analizy trendów.
Analiza trendów będzie przedstawiać informacje dotyczące wzrostów lub spadków na poszczególnych rachunkach finansowych w okresach miesięcznych. Księgowi identyfikują trendy, szukając odchyleń statystycznych menedżera podczas porównywania bieżącego raportu bilansu próbnego po zamknięciu z poprzednimi okresami. Właściciele firm i menedżerowie proszą o te informacje, aby zapewnić, że wydatki firmy nie wzrosną wykładniczo i nie zmniejszą zysków firmy. Właściciele firm i menedżerowie mogą również używać bilansu próbnego po zamknięciu do tworzenia wskaźników finansowych. Wskaźniki finansowe to formuły matematyczne, które dostarczają właścicielom firm i menedżerom wskaźników do porównania z konkurencyjną firmą lub standardem branżowym. Wskaźniki finansowe to technika zarządzania wynikami wykorzystująca informacje księgowe.