Zarządzanie procesami to szereg technik, umiejętności, narzędzi i metod używanych do kontrolowania i zarządzania procesem biznesowym w dużym systemie lub organizacji. Termin ten jest najczęściej używany w analizie biznesowej, badaniach produktywności i inżynierii systemów. Celem zarządzania procesami jest jasne zidentyfikowanie i udokumentowanie wszystkich kroków i działań podjętych w celu zakończenia procesu lub przepływu pracy.
Ten rodzaj pracy wymaga dużej dbałości o szczegóły, doskonałych umiejętności komunikacji pisemnej, umiejętności analizy oraz umiejętności obiektywnego spełnienia wymagań projektu. Zarządzanie procesami obejmuje dokumentowanie bieżącego procesu, ocenę czasu i poziomu wysiłku, a także analizę wydajności, wąskich gardeł i ogólnych kosztów procesu. Ćwiczenia z re-engineeringu lub zarządzania procesami biznesowymi często zaczynają się od analizy procesów.
Te trzy pozycje pozostają takie same, niezależnie od branży czy sektora. Warto zauważyć, że ścisłe przestrzeganie formalnego procesu zarządzania procesem jest uznaną metodą ograniczania kosztów. Dzięki kompletnemu i przemyślanemu przeglądowi wszystkich etapów procesu biznesowego możliwe jest zaoszczędzenie znacznych pieniędzy i zasobów w całej organizacji. W wielu przypadkach każda pojedyncza jednostka ignoruje te nieefektywności, ponieważ są one małe i nieistotne. Jednak w całej organizacji mogą one skutkować znaczną redukcją kosztów i zwiększoną wydajnością.
W standardowym procesie zarządzania procesami pierwszym krokiem jest przegląd istniejącego procesu. Zwykle obejmuje to czytanie instrukcji operacyjnej, rozmowy z personelem i obserwowanie czynności. Często zdarza się, że rzeczywisty proces różni się od pisemnych kroków. Często jest to spowodowane nieaktualnymi podręcznikami lub niepowodzeniem w dokładnym uchwyceniu wszystkich kroków i ich implikacji.
Obserwacja personelu jest jednym ze sposobów określenia czasu wymaganego na każdym etapie procesu. Innym sposobem jest po prostu zmierzenie czasu wymaganego do zakończenia całego procesu i określenie średniego czasu dla każdego kroku. Najskuteczniejszym sposobem jest spędzenie krótkiego czasu w każdej roli.
Praca na stanowisku, zwłaszcza w środowisku produkcyjnym lub produkcyjnym, szybko zwraca uwagę na problemy, mocne i słabe strony obecnego procesu. Daje to również pracownikom możliwość dostrzeżenia zaangażowania w rzeczywiste zrozumienie procesu i może wywołać więcej dyskusji. Porozmawiaj z pracownikami i przełożonymi, aby naprawdę zrozumieć ich pomysły i zobaczyć, gdzie można wprowadzić ulepszenia.