Proces uzgadniania bilansów składa się z czterech etapów. Kroki obejmują: zrównoważenie konta zgodnie z bankiem, zrównoważenie konta zgodnie z księgami, porównanie salda bankowego i salda księgowego oraz utworzenie zapisów księgowych w celu dokonania niezbędnych korekt. Czynności te są zwykle wykonywane przez księgowych i/lub profesjonalistów.
Uzgadnianie bilansu jest konieczne, aby upewnić się, że wyciągi bankowe i rzeczywista gotówka zgadzają się z pieniędzmi, które zostały wydane, wydane lub w inny sposób przekazane przez firmę w określonym czasie, zwykle w miesiącu. Na pozór jest to złożony proces, ale po zrozumieniu mechanizmów pogodzenie bilansu jest proste. W rzeczywistości proces ten jest podobny do sposobu, w jaki dana osoba bilansuje swoją książeczkę czekową na koniec każdego miesiąca.
Pierwszym krokiem do uzgodnienia bilansu jest zbilansowanie rachunku według banku. Oznacza to, że osoba dokonująca rozliczenia musi uzyskać kopię wyciągu bankowego za dany miesiąc. Następnie musi upewnić się, że wszystkie wpłaty i obciążenia dokonane za pośrednictwem banku są zgodne z wykazem wyciągu bankowego na koniec dnia roboczego w dniu wydrukowania wyciągu.
Część tego pierwszego kroku obejmuje porównanie wszelkich czeków, które zostały wystawione i zrealizowane z kwotami zrealizowanymi przez bank. Osoba uzgadniająca informacje powinna również uwzględnić wszelkie czeki, które nie zostały jeszcze zrealizowane lub które w inny sposób nie pojawiły się w bilansie. Gdy to zrobi, może rozpocząć się drugi etap procesu uzgadniania bilansu.
Drugim krokiem procesu uzgodnienia bilansu jest zbilansowanie konta zgodnie z księgami. W tym przypadku osoba weźmie czeki, które zostały wystawione i depozyty, które zostały złożone zgodnie z dokumentacją finansową, która jest w aktach, i spróbuje je pogodzić, aby upewnić się, że ostateczna kwota zarejestrowana zgodnie z dokumentami finansowymi firmy jest równa tym, co powinna. Aby ustalić, czy ta liczba jest prawidłowa, zarejestrowana liczba zostanie porównana z ostateczną kwotą zarejestrowaną na początku miesiąca po dodaniu wszelkich depozytów i odjęciu wszelkich obciążeń lub czeków, które zostały pobrane z rachunku za pośrednictwem koniec miesiąca.
Po obliczeniu ostatecznej kwoty banku i ostatecznej kwoty firmy, trzecim krokiem jest porównanie tych dwóch, aby upewnić się, że salda są takie same. Wiąże się to z zapewnieniem, że dokumentacja finansowa banku i firmy jest poprawna i pokazuje tę samą kwotę wpłat, wypłat i innych działań. Wreszcie, w czwartym kroku, osoba uzgadniająca konto może dokonać dowolnych wpisów w dzienniku dotyczących przyczyn występowania różnic lub co jeszcze zostało odkryte jako rozbieżności w tym okresie.