Termin „lista płac” obejmuje każdego pracownika firmy, który otrzymuje regularne wynagrodzenie lub inne wynagrodzenie. Niektórzy pracownicy mogą otrzymywać stałą pensję, podczas gdy inni otrzymują wynagrodzenie za przepracowane godziny lub liczbę wyprodukowanych przedmiotów. Wszystkie te różne metody płatności są obliczane przez specjalistę ds. płac i wystawiane są odpowiednie czeki. Firmy często używają obiektywnych narzędzi pomiarowych, takich jak karty czasu pracy lub karty czasu pracy wypełniane przez przełożonych, aby określić całkowitą kwotę odszkodowania należnego w każdym okresie rozliczeniowym.
Po przemnożeniu przez księgowego wynagrodzeń pracownika przez jego stawkę wynagrodzenia, do kalkulatora lub programu komputerowego wprowadzana jest kwota dochodu brutto. Regularne potrącenia, takie jak zaliczki na podatek, ubezpieczenie medyczne, składki związkowe, składki na cele charytatywne itd., są następnie klasyfikowane i odejmowane. Pozostałe saldo jest następnie konwertowane na czek lub depozyt elektroniczny i staje się wynagrodzeniem netto pracownika za ten okres. W Stanach Zjednoczonych departamenty płac również identyfikują pracodawcę i pracowników za pomocą kodu federalnego i prowadzą bieżące podsumowanie całkowitego dochodu i odliczeń za rok podatkowy.
Dla właścicieli małych firm utrzymanie wystarczającej ilości gotówki, aby zapłacić wszystkim pracownikom, jest często jednym z ich najwyższych priorytetów. Nawet jeśli sam biznes nie stał się rentowny, pracownicy nadal muszą otrzymywać wynagrodzenie za swoje usługi. Dlatego wiele mniejszych firm woli utrzymywać swoje zobowiązania płacowe na jak najniższym poziomie, dopóki nie osiągną określonego poziomu rentowności. Nie jest niczym niezwykłym, że właściciele małych firm rezygnują z własnych pensji, aby zapłacić swoim pracownikom.
Stworzenie efektywnego systemu płacowego nie jest szczególnie trudne dla przeszkolonych księgowych, ale może być bardzo czasochłonne. Niektóre mniejsze firmy polegają na przyjaznym dla użytkownika oprogramowaniu komputerowym, aby skonfigurować prosty system wraz z drukarkami czekowymi i przechowywaniem plików. Większe firmy mogą przydzielić przeszkolonych księgowych do obsługi kwestii płacowych w ramach swoich ogólnych obowiązków. Firmy, które nie mają środków na utrzymanie własnych systemów, często decydują się na powierzenie tego zadania zewnętrznym specjalistom.
Ponieważ rejestry płac są oparte na obiektywnych kryteriach, takich jak karty czasu pracy i federalne formularze podatkowe, zewnętrzni księgowi mogą wykonywać wszystkie obliczenia, przechowywać wszystkie dane od początku roku i terminowo wydawać wynagrodzenia. Pracodawcy muszą po prostu aktualizować te firmy o wszelkie zmiany w stawkach wynagrodzeń pracowników lub potrąceniach.