Osoba nadzorująca płace ma trzy obszary odpowiedzialności: zatrudnianie i zarządzanie pracownikami i urzędnikami ds. płac, przeglądanie raportów podsumowujących listę płac oraz zapewnianie zgodności z przepisami rządowymi. Osoba nadzorująca płace zazwyczaj posiada dyplom ukończenia studiów wyższych w zakresie księgowości płac i jest zwykle Certified Payroll Professional (CPP). Ten certyfikat jest uzyskiwany przez American Payroll Association (APA). Kierownik ds. płac może znaleźć możliwości zatrudnienia w wielu średnich i dużych firmach, instytutach i firmach.
Osoby, które lubią pracować z liczbami, skupiają się na szczegółach i potrafią pracować w środowisku nastawionym na terminowość, zgłaszają największą satysfakcję jako kierownik ds. płac. Dział płac działa najlepiej, gdy działa jako zespół, a księgowi, urzędnicy i przełożeni często wymieniają się informacjami i problemami. Rola nadzorcy płac jest jedną z funkcji centralnego komunikatora. Jest on odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów, procedur i wymagań rządowych. Informacje te muszą być istotne dla pracowników działu płac i jasno im przekazane.
Podstawową rolą przełożonego jest zarządzanie personelem działu płac. Obejmuje to publikowanie opisów stanowisk, przeglądanie życiorysów, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami i zatrudnianie nowych pracowników. Wszyscy pracownicy działu płac muszą zostać przeszkoleni w zakresie polityki firmy, oprogramowania płacowego i wszelkich innych narzędzi używanych w dziale płac. Przełożony jest również odpowiedzialny za dyscyplinowanie i zwalnianie pracowników, jeśli zajdzie taka konieczność.
Przeglądanie raportów podsumowujących płace stanowi dużą część pracy kierownika ds. płac. Raporty te są zazwyczaj dostępne każdego dnia i zawierają podsumowanie wszystkich transakcji przetworzonych poprzedniego dnia. Oprócz tych raportów należy regularnie przeglądać raporty dotyczące wyjątków i kosztów. Obowiązkiem przełożonego jest identyfikowanie wszelkich rozbieżności i zgłaszanie ich w odpowiednim czasie odpowiedniej osobie.
Przestrzeganie polityki firmy, przepisów rządowych, prawa pracy i innych przepisów jest częścią odpowiedzialności przełożonego ds. płac. Musi być na bieżąco, sprawdzając zarówno proponowane, jak i zatwierdzone zmiany. Następnie są odpowiedzialni za identyfikację odpowiednich zmian, modyfikację procedury i wdrożenie zmiany. Kary za nieprzestrzeganie przepisów są bardzo wysokie, zarówno pod względem kwot w dolarach, jak i satysfakcji pracowników.
Porozmawiaj z osobami pracującymi w dziale płac, które powinny być w stanie udzielić Ci porady na temat typowego środowiska pracy. W większości firm dział płac jest częścią portfela kadr. Działy płac muszą być bardzo szczegółowe i zorientowane na terminy, co nie ma miejsca w przypadku działów kadr.
Kariera nadzorcy płac wymaga zaangażowania w ustawiczne kształcenie. Zasady i przepisy podlegają ciągłym zmianom i konieczne jest zainwestowanie czasu i wysiłku, aby być na bieżąco. Awans zawodowy w tej dziedzinie zazwyczaj wymaga dalszego kształcenia w zakresie zarządzania lub certyfikacji na stanowisko kierownika ds. płac lub specjalisty ds. zasobów ludzkich. Ta kariera jest coraz bardziej napędzana technologią, ponieważ prawie wszystkie firmy przeszły na skomputeryzowane systemy płacowe.