Οι διαχειριστές στόλου εργάζονται στη βιομηχανία μεταφορών και οργανώνουν στόλους ή ομάδες οχημάτων. Ορισμένοι διαχειριστές στόλου εργάζονται για κυβερνητικούς οργανισμούς όπως αστυνομικά τμήματα και σχολεία, ενώ άλλοι εργάζονται σε επιχειρήσεις ή εταιρείες μεταφοράς φορτηγών. Οι τύποι οχημάτων που κατευθύνονται από έναν διαχειριστή στόλου εξαρτώνται από τη βιομηχανία στην οποία εργάζεται. Τα άτομα συνήθως χρειάζονται πτυχίο κολλεγίου και πρακτική εμπειρία για να γίνουν διαχειριστές στόλου.
Ένας αριθμός διαφορετικών βιομηχανιών απασχολεί διαχειριστές στόλου. Τα μεγάλα σχολεία, για παράδειγμα, έχουν συχνά έναν διευθυντή στόλου που είναι υπεύθυνος για σχολικά λεωφορεία και άλλα οχήματα. Μερικές φορές οι εταιρείες χρησιμοποιούν στόλους οχημάτων για σκοπούς πωλήσεων και μεταφοράς προσωπικού. Ομοίως, οι εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων ενοικιάζουν συχνά προσωπικό για να επιβλέπουν τα πολλά οχήματα που είναι διαθέσιμα προς ενοικίαση σε κάθε τοποθεσία.
Οι ευθύνες ενός διαχειριστή στόλου μπορεί να ποικίλλουν. Συνήθως, ένα άτομο που επιλέγει να γίνει διαχειριστής στόλου θα είναι υπεύθυνο για τα προγράμματα συντήρησης και επισκευής. Αυτά τα σχέδια χρησιμοποιούνται για τη σωστή λειτουργία των αυτοκινήτων και των φορτηγών και για την αποφυγή καθυστερήσεων του οχήματος. Οι διαχειριστές στόλου παρακολουθούν επίσης την κατάσταση όλων των οχημάτων που χρησιμοποιούνται από έναν οργανισμό και επιβλέπουν την αγορά νέων μεταφορών όταν χρειάζεται.
Οι εργαζόμενοι σε αυτές τις θέσεις συνήθως δεν εργάζονται μόνοι τους. Οι μεγάλοι οργανισμοί και οργανισμοί έχουν συχνά μέλη του προσωπικού συντήρησης οχημάτων που καθοδηγούνται από τον διαχειριστή. Οι διευθυντές στόλου αναφέρονται σε αξιωματικούς του οργανισμού ή των επιχειρήσεων, όπως διευθυντές μεταφορών ή αντιπροέδρους. Μαζί, αυτοί οι υπάλληλοι αναπτύσσουν ετήσιους προϋπολογισμούς και πολιτικές για τα οχήματα του στόλου.
Τόσο η εκπαίδευση όσο και η εμπειρία είναι σημαντικά για άτομα που επιθυμούν να γίνουν διαχειριστές στόλου. Γενικά, οι εταιρείες προτιμούν να προσλαμβάνουν εργαζόμενους που έχουν πτυχίο ή μεταπτυχιακό τίτλο σε έναν τομέα που σχετίζεται με την οργάνωση και τη διαχείριση. Πολλά άτομα αποκτούν εμπειρία στη συντήρηση οχημάτων και την επίβλεψη των εργαζομένων μέσω άλλων θέσεων εργασίας. Η ικανότητα αντιμετώπισης ενός ευρέος φάσματος ανθρώπων, εκτός από τις ισχυρές προφορικές και γραπτές δεξιότητες, είναι σημαντικές για άτομα σε αυτήν τη θέση.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τους αναζητούντες εργασία να εντοπίσουν ευκαιρίες απασχόλησης σε αυτόν τον τομέα. Τα ενδιαφερόμενα άτομα έρχονται σε άμεση επαφή με επιχειρήσεις και πρακτορεία που χρησιμοποιούν μεγάλους στόλους οχημάτων. Εναλλακτικά, όσοι επιθυμούν να γίνουν διαχειριστές στόλου μπορούν να αναζητήσουν καταχωρήσεις θέσεων εργασίας και υπηρεσίες τοποθέτησης, όπως διαφημίσεις εφημερίδων και ιστότοπους θέσεων εργασίας, για να εντοπίσουν τις θέσεις εργασίας. Αφού προσληφθούν, τα διευθυντικά στελέχη μπορούν να συνεχίσουν την εξέλιξη σε μεγαλύτερους στόλους οχημάτων ή μπορούν να ανέβουν σε έναν οργανισμό για να γίνουν διευθυντές μεταφορών ή πρόεδροι τμήματος.