Oprogramowanie do tworzenia znaków jest najczęściej używane w profesjonalnym biznesie związanym z tworzeniem znaków. Oprogramowanie działa w połączeniu z ploterem do tablic winylowych, zwanym również ploterem. Niektórzy rzemieślnicy mogą używać plotera do cięcia winylu i oprogramowania do tworzenia znaków, aby tworzyć znaki do użytku osobistego lub z innych powodów, takich jak tworzenie naklejek samochodowych lub tworzenie niestandardowych ozdób do albumów. Oprogramowanie tworzy współrzędne na słowach i grafice i wysyła te współrzędne do plotera.
Chociaż proces zwykle przebiega według podobnych kroków, możliwości programów do tworzenia znaków znacznie się różnią. Niektóre programy zabiorą użytkownika od etapu projektowania do końca; inne wymagają od użytkownika zaprojektowania grafiki w innym programie i zaimportowania tej grafiki do oprogramowania do tworzenia znaków w celu edycji. Firmy produkujące oprogramowanie do tworzenia znaków mogą nawet oferować kilka wersji swoich programów, przy czym każdy wyższy poziom jest w stanie obsłużyć nieco więcej całego procesu.
Większość programów, niezależnie od ich możliwości, używa słów lub grafik dostarczonych przez użytkownika do tworzenia współrzędnych, które są wysyłane do wycinarki znaków winylowych. Wycinarka wykorzystuje informacje z oprogramowania do tworzenia oznakowań, aby odpowiednio ciąć arkusze winylu. Sformułowania i kształty winylowe można następnie nanosić na znaki i banery.
Noże do tabliczek winylowych są dostępne w różnych rozmiarach, ale 24 cale (około 61 centymetrów) to powszechnie preferowany rozmiar. Im większe są noże, tym są droższe. Podczas gdy firmy zajmujące się produkcją oznakowań mogą potrzebować większych maszyn tnących, aby spełnić wymagania swoich klientów, użytkownicy domowi na ogół osiągają swoje cele za pomocą mniejszych maszyn.
Oprogramowanie do tworzenia znaków jest ogólnie najbardziej przydatne w firmach zajmujących się tworzeniem znaków, ponieważ jest dostosowane do tego rynku. Towarzyszący sprzęt, taki jak nóż, może być sprzedawany za wysoką cenę. Co więcej, oprogramowanie często sprzedaje się za setki dolarów, więc okazjonalne użytkowanie w domu może nie uzasadniać ceny sprzętu.
Termin oprogramowanie do tworzenia znaków może również odnosić się do zupełnie innego rodzaju programu; czasami programy DTP są sprzedawane jako oprogramowanie do tworzenia znaków. Niezależnie od tego, jak są sprzedawane, te mniej wyspecjalizowane programy są w zasadzie projektantami wizualnymi. Mogą tworzyć mniejsze znaki, ulotki, broszury i dokumenty prezentacyjne. Ten rodzaj oprogramowania może być bardziej przyjazny dla użytkownika dla osób o ograniczonych umiejętnościach projektowych. Niektóre zawierają szablony, gotowe do użycia grafiki i inne funkcje, które mają skrócić czas projektowania i zmniejszyć frustrację.
Wybór oprogramowania może być trudny. Dostępnych jest wiele wersji. Czytanie recenzji może wyjaśniać problemy, a niektórzy producenci oferują bezpłatne okresy próbne dla swojego oprogramowania do tworzenia znaków. Po zakończeniu okresu próbnego, jeśli użytkownik nie chce stracić dostępu do programu, musi zakupić licencję, aby z niego korzystać.