Certyfikowany menedżer oprogramowania posiada oficjalny certyfikat wydany przez Stowarzyszenie Przemysłu Oprogramowania i Informacji (SIIA) i zarządza licencjami oprogramowania firmy. Prowadzi dochodzenia, aby upewnić się, że firma przestrzega warunków licencji wydanych przez każdego dostawcę oprogramowania i uczy się określonych praw autorskich, aby zapobiec problemom prawnym. Certyfikowany menedżer oprogramowania zbiera informacje z audytów i opracowuje plan zarządzania oprogramowaniem, który firma może z powodzeniem realizować. Często zdarza się również, że profesjonaliści posiadający tytuł zajmują się czymś więcej niż tylko zarządzaniem oprogramowaniem; na przykład menedżerowie ds. zasobów ludzkich, administratorzy systemów i prawnicy mogą posiadać tytuł certyfikowanego menedżera oprogramowania.
Ocena lokalnych praw autorskich i uważne przeanalizowanie umów licencyjnych to pierwsze kroki w zarządzaniu oprogramowaniem. W firmach z dużą liczbą komputerów certyfikowani menedżerowie oprogramowania spędzają dużo czasu na upewnianiu się, że system operacyjny i aplikacje każdego komputera mają ważne licencje oraz że numery licencji są używane zgodnie z umową każdego produktu. Najczęściej badane typy licencji na oprogramowanie obejmują licencje sieciowe, oprogramowanie typu shareware, licencje na pojedyncze komputery i licencje korporacyjne. Oprócz wyszukiwania nieważnych licencji można również spróbować obniżyć koszty, zapewniając, że firma korzysta z najbardziej przystępnego planu licencjonowania. Obejmuje to korzystanie z rabatów na zakup licencji zbiorczych, a czasami zastępowanie obecnej aplikacji bardziej przystępnymi cenowo alternatywami.
Tworzenie ustrukturyzowanego planu zarządzania oprogramowaniem jest jednym z głównych obowiązków certyfikowanego menedżera oprogramowania. Tworzy szczegółową politykę wyjaśniającą prawidłowe wykorzystanie licencji na oprogramowanie oraz metody egzekwowania planu zarządzania oprogramowaniem. Plan identyfikuje konkretne procesy dodawania nowych licencji, przenoszenia istniejących licencji i wypowiadania niepotrzebnych licencji, a także wymienia programy obsługiwane przez organizację. Powinien również wskazywać proces usuwania nielicencjonowanego oprogramowania z komputerów.
Certyfikowani menedżerowie oprogramowania wykorzystują plan zarządzania oprogramowaniem jako punkt odniesienia dla procesu audytu. Muszą stale monitorować wykorzystanie licencji na oprogramowanie w organizacji, aby upewnić się, że plan się powiódł, i w razie potrzeby mogą aktualizować zasady. Zarówno zgodność z prawem, jak i koszty oprogramowania są monitorowane, dlatego można poszukać nowych metod licencjonowania, które pozwolą zaoszczędzić pieniądze firmy. Certyfikowany menedżer oprogramowania musi również przekazać plan innym i edukować innych na temat zasad firmy w zakresie zarządzania oprogramowaniem oraz wszelkich konsekwencji prawnych i biznesowych, które mogą wyniknąć z nieprzestrzegania zasad.