Propozycja biznesowa jest pisana w odpowiedzi na zapytanie ofertowe (RFP) i jest narzędziem wykorzystywanym do pozyskania większej liczby klientów od nowych klientów. Napisanie propozycji biznesowej to reklama możliwości firmy i zespołu zarządzającego. Chociaż nie ma jednego poprawnego sposobu napisania propozycji biznesowej, istnieją pewne kluczowe informacje, które należy uwzględnić. Obejmuje to streszczenie, analizę rynku, analizę sytuacji firmy, rozwiązania problemów, terminy i budżety.
Czytelnicy propozycji chcą z góry zapoznać się z krótkim streszczeniem całej propozycji. Aby skutecznie napisać propozycję biznesową, w centrum uwagi musi być czytelnik. Streszczenie podsumowuje treść całej propozycji na zaledwie kilku stronach — zazwyczaj nie więcej niż pięciu. Streszczenie powinno być również napisane na końcu, aby zaoszczędzić czas i energię autora propozycji biznesowej. Podsumowanie można podzielić na sekcje w oparciu o treść pozostałej części wniosku.
Analiza rynku omawia potencjalnych klientów, których firma przyciągnie, ich dane demograficzne, nawyki związane z wydatkami oraz jak najwięcej informacji związanych z rynkiem, na którym skupi się partnerstwo biznesowe. Zaoferowanie sporej ilości informacji o rynku pokaże, że odbiorca propozycji biznesowej będzie współpracował z partnerem, który wie co robi i jest ukierunkowany we właściwym kierunku. Oferta powinna wykazywać zrozumienie potrzeb kupującego. Propozycja biznesowa powinna skupiać się na zrozumieniu przedstawionym w analizie rynku.
W kolejnej części należy przeanalizować sytuację firmy, która zwróciła się o propozycję biznesową. Dobrze napisane zapytania ofertowe wyjaśniają odbiorcom podstawy potrzeby złożenia wniosku. Propozycja powinna przeanalizować i omówić te potrzeby, aby czytelnikom było oczywiste, że ich potrzeby są zrozumiałe.
Następna sekcja powinna zawierać rozwiązania problemów w sekcji analizy. Podaj przykłady sukcesów, wyjaśniając, dlaczego przykłady są sukcesami, i wyjaśnij dokładnie, w jaki sposób zostaną zaspokojone potrzeby czytelników. W tej sekcji należy również omówić wiedzę pisarza dotyczącą zestawu rozwiązań.
Sekcja osi czasu powinna podzielić problem na szereg kamieni milowych rozwiązania. Następnie można dołączyć rozwiązania, aby w przybliżeniu zilustrować, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania. Uwzględnij konkretne daty w sekcji osi czasu i upewnij się, że są one realistyczne. Daty, które pokazują zbyt dużo lub zbyt mało czasu na wykonanie danego zadania, sprawią, że autorzy propozycji będą wyglądać na niedoświadczonych.
W ostatniej części można omówić budżet projektu i koszt działań we wniosku. Podane liczby powinny być uzasadnione zwrotem z inwestycji wnioskodawcy oferty. Nie próbuj przedstawiać analizy kosztów, która jest albo nierealistycznie wysoka, albo niska. To kolejna okazja, aby udowodnić, że poziom kompetencji autora propozycji biznesowych jest niezwykle wysoki, a nie drogi. Kiedy piszesz propozycję biznesową, nie skupiaj się na liczbach; skoncentruj się na mocnych stronach, które mogą dać odbiorcy propozycji to, czego potrzebuje.
Ogólnie rzecz biorąc, dobrze napisana propozycja będzie jasna i zwięzła, z poprawną gramatyką i pisownią. Powinien być dobrze zbadany. Propozycja powinna być przygotowana profesjonalnie i zawierać wszystkie istotne informacje kontaktowe firmy.