Administrator kontraktu to specjalistyczna praca wykorzystywana przez firmy do zarządzania kontraktami i działaniami związanymi z zaopatrzeniem. Istnieje wiele rodzajów stanowisk administratora kontraktowego. Należą do nich oficerowie kontraktowi, kierownicy, kierownicy zadań, kierownicy polityki prawnej i kierownicy nadzoru technicznego. Każda rola w dziedzinie kontraktów ma określoną odpowiedzialność za zapewnienie, że kontrakty są przyznawane i zarządzane w sposób etyczny.
Przedstawiciel techniczny oficera kontraktowego jest jednym z wielu stanowisk administratora kontraktu. Jest to techniczny sponsor biznesowy firmy, który zapewnia, że prace kontraktowe są zgodne ze specyfikacjami. Przedstawiciel techniczny pełni rolę administratora dla urzędnika kontraktowego i jest uważany za eksperta technicznego dla firmy. Zazwyczaj ściśle współpracuje z dostawcą zarządzającym wykonywaną pracą.
Większość firm kupuje produkty i usługi na podstawie umów. Kupowanie produktów jest pozycją specjalistyczną w dziedzinie kontraktacji, ponieważ wymaga przeglądów i badań sprzętu, oprogramowania i produktów. Zamawiający musi rozumieć różnicę między umowami opartymi na produktach i usługach. Każdy rodzaj umowy ma określone wymagania dotyczące polityki i procesu.
Kontrakt to formalna umowa na wykonanie określonych zadań za określoną kwotę pieniędzy. Tworzenie kontraktu to długi proces, który wymaga propozycji, ofert, ocen i nagród. Ten proces kontraktowy jest zarządzany przez urzędnika kontraktowego.
Funkcjonariusz kontraktowy jest ostatecznym arbitrem wszelkich dyskusji na temat kontraktu. Jest to jedno z najstarszych dostępnych stanowisk administratora kontraktów. Funkcjonariusz kontraktowy ma zazwyczaj kilkuletnie doświadczenie w zarządzaniu setkami kontraktów.
Tworzona umowa jest pisana przez zespół specjalistów ds. umów, którzy rozumieją projekt i układ formatowania umowy. Są to stanowiska administratora kontraktu, a osoby, które je wykonują, pomagają określić szczegółowe elementy techniczne i kryteria oceny, które będą wykorzystywane do przeglądu kontraktu przed jego przyznaniem. Specjalista ds. kontaktów pomaga firmie przełożyć jej potrzeby na dokumenty prawne, które można wysłać do dostawców w celu uzyskania ofert.
Kiedy umowa zostaje przedłożona przez dostawcę do rozpatrzenia, przechodzi przez formalny proces przeglądu znany jako ocena techniczna. Procesem tym zarządza lider panelu przeglądu technicznego. Te wiodące stanowiska są uważane za stanowiska administratora kontraktu. Osoby wykonujące tę pracę muszą rozumieć zasady zawierania kontraktów oraz wymagania biznesowe dla konkretnego kontraktu. Lider pracuje jako moderator zespołu, aby przejrzeć propozycje dotyczące konkretnego kontraktu i musi zdecydować, którego dostawcę wybrać do pracy.