Menedżer kategorii zakupów to specjalista ds. zakupów odpowiedzialny za czynności zakupowe określonego produktu lub kategorii komponentów. Obowiązki różnią się w zależności od firmy i stanowiska, ale zazwyczaj obejmują pozyskiwanie dostawców, negocjowanie cen i finalizowanie umów. Inne obowiązki często obejmują badanie trendów rynkowych, utrzymywanie baz danych dostawców i przetwarzanie płatności na rzecz dostawców.
Zarządzanie kategorią to model strategiczny, w którym główne produkty lub potrzeby zakupowe firmy są podzielone na grupy na podstawie podobnych cech. Na przykład w sklepie spożywczym kategorie mogą obejmować napoje bezalkoholowe, artykuły spożywcze i wyroby tytoniowe. W zakładzie produkującym żywność kategorie zakupów mogą obejmować produkty, przyprawy i materiały opakowaniowe. Menedżer kategorii zaopatrzenia koncentruje się na zakupie potrzebnych towarów w ramach określonej kategorii. Na przykład nabywca produktów w zakładzie produkcyjnym skupia się na znalezieniu najlepszych dostawców całych owoców i warzyw, takich jak pomidory, jabłka czy kabaczki.
Wszystkie działania związane z relacjami z dostawcami w danej kategorii generalnie podlegają menedżerowi kategorii zaopatrzenia. Oznacza to, że menedżer musi zbadać dostępne źródła zaopatrzenia, przeprowadzając z nimi wywiady, sprawdzając referencje, a często także weryfikując historie kredytowe i ubezpieczeniowe. Menedżer kategorii uzyskuje wycenę z każdego opłacalnego źródła, negocjuje warunki zakupu i podpisuje kontrakty lub porozumienia z wybranymi źródłami. Może również potrzebować skonfigurować profile dostawców w systemie księgowym firmy, sprawdzić poprawność otrzymanego produktu i podpisać się na fakturach dostawców.
W wielu przypadkach za utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów odpowiada kierownik kategorii zaopatrzenia. Kierownik musi upewnić się, że wystarczająca ilość każdego produktu składowego jest dostępna, aby sprostać wymaganiom produkcyjnym bez wiązania kapitału poprzez posiadanie większej ilości zapasów niż jest to konieczne. Zarządzanie zapasami może być bardzo złożonym procesem, zwłaszcza gdy obejmuje towary łatwo psujące się.
W zależności od wielkości firmy, kierownik ds. kategorii zaopatrzenia może mieć personel. W takim przypadku odpowiadałby za obowiązki związane z zarządzaniem personelem, takie jak określanie potrzeb w zakresie kapitału ludzkiego, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami oraz zatrudnianie na wolne stanowiska. Byłby również odpowiedzialny za przeglądy wyników, działania związane z rozwojem personelu i wszelkie niezbędne domniemane działania.
Najlepszy menedżer kategorii zakupów ma dużą wiedzę na temat swojego zawodu i kategorii. Prawdopodobnie poświęci pewną ilość czasu na czytanie bieżących wiadomości rynkowych, nawiązywanie kontaktów z innymi specjalistami ds. zakupów i badanie najlepszych praktyk branżowych. Wykonywanie badań konkurencji i uczestnictwo w zajęciach lub seminariach doskonalenia zawodowego w celu dotrzymania kroku zmieniającym się warunkom i wymaganiom rynkowym może również stać na szczycie listy jego obowiązków.