Starszy kierownik ds. zakupów nadzoruje proces zakupowy firmy. Określa zasady i procedury, według których pracownicy mogą kupować towary i usługi od autoryzowanych dostawców. Jako menedżer wyższego szczebla odpowiada za sprawne działanie procesu pozyskiwania przez firmę towarów i usług potrzebnych jej do działania, w tym planowanie procesów, przetargi, udzielanie i ocenę kontraktów.
Zakupy to formalizacja procesu zakupowego organizacji. Zamiast pozwalać pracownikom na dokonywanie zakupów z różnych źródeł według własnego uznania, firma tworzy pulę autoryzowanych dostawców, od których pracownicy mogą dokonywać zakupów. Pozwala to firmie negocjować najlepsze ceny, ustalać stały poziom jakości i zapobiegać konfliktom interesów. Ponadto zaopatrzenie usprawnia zakupy, ponieważ autoryzowani dostawcy są umieszczani w firmowej bazie danych i są centralnie zarządzani.
Dział zakupów lub zaopatrzenia firmy jest zwykle kierowany przez starszego kierownika ds. zakupów, który nadzoruje personel agentów lub menedżerów ds. zakupów. Ten kierownik wyższego szczebla jest odpowiedzialny za ustanowienie polityki i procedur zakupowych firmy, które zwykle są skodyfikowane w podręczniku firmy. Oczekuje się, że będzie na bieżąco z najlepszymi praktykami w dziedzinie zakupów i wdrażał te standardy w systemie zakupowym firmy. Często też starszy kierownik ds. zakupów zajmuje się szkoleniem pracowników działu zakupów oraz edukacją stałych pracowników w zakresie właściwej procedury zakupowej.
Funkcjonalnie starszy kierownik ds. zakupów i jego pracownicy są odpowiedzialni za rozwój źródeł zaopatrzenia w odpowiedzi na potrzeby biznesowe. Musi stworzyć system, który na bieżąco identyfikuje potrzeby zakupowe firmy, a następnie bada dostawców, którzy mogą te potrzeby zaspokoić. Proces identyfikacji nowych źródeł zakupów trwa nawet po wybraniu dostawcy. Istnieje również możliwość, że nowy sprzedawca może zaoferować lepszą cenę lub towar wyższej jakości, więc starszy kierownik ds. zakupów musi być zaznajomiony z najbardziej aktualnymi opcjami.
Wyżsi menedżerowie ds. zakupów nadzorują również cały przebieg prac zakupowych. Obejmuje to planowanie zakupów, udostępnianie szczegółów potrzeb zakupowych firmy sprzedawcom w celu licytowania i przyznawania kontraktów. Menedżer wyższego szczebla prawdopodobnie będzie osobiście zaangażowany w negocjacje mające na celu utrwalenie warunków umowy, zapewniając, że firma otrzyma najlepszą możliwą cenę.
Z drugiej strony, menedżerowie ds. zakupów na wyższym szczeblu są zwykle zaangażowani w ocenę dostawców po przyznaniu kontraktu. Starszy kierownik ds. zakupów zapewnia, że zatwierdzeni dostawcy przestrzegają postanowień dotyczących kosztów, harmonogramu dostaw i standardów jakości określonych w umowie. Monitoruje satysfakcję pracowników z zatwierdzonych dostawców i opracowuje system oceny, dzięki czemu istnieje ilościowy mechanizm oceny wydajności w przypadku odnowienia umowy z dostawcą.