Biuro lub dział zaopatrzenia są zwykle zorganizowane w portfelu finansowym dużej firmy lub organizacji. Do zakupów wykorzystywane są dwie struktury organizacyjne: scentralizowana i specyficzna dla zakładu. W scentralizowanym biurze zaopatrzenia wszystkie wnioski i działania zakupowe są zarządzane przez centralną grupę administracyjną. W strukturze specyficznej dla zakładu każdy obiekt fizyczny ma własne biuro zaopatrzenia.
W ramach zakupów scentralizowanych występuje zazwyczaj pięć ról: kupiec, specjalista ds. zakupów, kierownik zakupów, dyrektor i analityk zakupów. Cała piątka członków zespołu zakupowego obsługuje każdy dział w strukturze organizacyjnej. Użytkownicy działu mogą składać wnioski zakupowe drogą elektroniczną lub telefonicznie, faksem lub e-mailem. Centralne biuro zakupów ma na celu zarządzanie wymaganiami klienta, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z polityką zakupową.
Aby zakwalifikować się na stanowisko w zaopatrzeniu, wszyscy kandydaci są zobowiązani do ukończenia minimalnego dyplomu college’u w zakresie biznesu lub zakupów. Profesjonalni pracownicy zaopatrzenia zazwyczaj mają profesjonalne oznaczenie, takie jak Certified Procurement Professional (CPP). W modelu scentralizowanym kupujący jest pozycją na poziomie podstawowym. Zaopatrzeniowiec i analityk zajmują stanowiska zawodowe, a kierownik ds. zakupów pełni obowiązki nadzorcze. Dyrektor ds. zakupów wyznacza kierunek strategiczny i angażuje się w negocjacje o dużej wartości.
W strukturze specyficznej dla zakładu najwyżej oceniana osoba w biurze to zazwyczaj kierownik ds. zaopatrzenia. Każdy kierownik ds. zaopatrzenia może mieć jednego lub dwóch kierowników ds. zakupów i kilku nabywców wśród personelu. Całkowita liczba pracowników uzależniona jest od wielkości obiektu i wielkości zakupów. Menedżerowie ds. zakupów zazwyczaj podlegają dyrektorowi finansowemu lub kontrolerowi w zakładzie lub obiekcie.
Niezależnie od struktury organizacyjnej, podstawowym zadaniem personelu zakupowego jest znalezienie jak najlepszej kombinacji ceny, jakości i obsługi. Od każdego członka biura oczekuje się świadczenia usług dla swojej grupy klientów, rozumienia wymagań i komunikowania się ze społecznością dostawców. Znalezienie najlepszych dostawców i finalizacja zamówienia obejmuje szereg kroków mających na celu zapewnienie otwartego, sprawiedliwego procesu.
Analiza zakupów jest przede wszystkim funkcją centralną i może być zorganizowana jako odpowiedzialność usług finansowych. Ta osoba tworzy raporty w celu śledzenia działań związanych z wydatkami w odniesieniu do umów, wydatków ogólnych i zapewnienia zgodności z zasadami. W tej roli często wymagane jest dodatkowe szkolenie w zakresie statystyki i zarządzania danymi. Raporty te są zwykle dostarczane kierownictwu wyższego szczebla, zarówno w celu śledzenia rzeczywistych wydatków, jak i monitorowania wydajności biura zamówień.