Planista medyczny tworzy harmonogram dla praktyki medycznej lub przychodni, równoważąc potrzeby pacjentów i świadczeniodawców, aby dopasować pacjentów i dostosować harmonogram w razie potrzeby, aby uwzględnić nagłe wypadki i inne zdarzenia. Planiści medyczni pracują w recepcji, aby osobiście kontaktować się z pacjentami, a także obsługują komunikację telefoniczną i e-mailową w biurze. Ta praca nie ma specjalnych wymagań, ale zwykle preferowane są dobre umiejętności ludzkie i umiejętność obsługi komputera.
Kiedy pacjent kontaktuje się z gabinetem lekarskim w celu umówienia wizyty, planista medyczny zbiera podstawowe informacje w celu ustalenia pilności problemu i oszacowania czasu potrzebnego na wizytę. Planista odnotowuje również wszelkie procedury i sprzęt, które mogą być potrzebne, takie jak aparat rentgenowski lub pobranie krwi. Dzięki tym informacjom planista może zaproponować pacjentowi odpowiednie terminy wizyty i umówić się na wizytę.
Planiści medyczni mogą wysyłać telefony z przypomnieniem, e-maile lub karty, aby upewnić się, że pacjenci wiedzą, kiedy mają przyjść. Jeśli pacjent anuluje wizytę z niewielkim wyprzedzeniem, planista medyczny może również odnotować, że pacjent powinien zostać obciążony rachunkiem za wizytę, jeśli jest to częścią polityki praktyki. W przypadku, gdy harmonogramy wydarzeń zaczynają się opóźniać z powodu długich spotkań lub problemów technicznych, zadaniem osoby zajmującej się planowaniem jest przywrócenie ich na właściwe tory, przenoszenie wizyt i podejmowanie innych kroków, jeśli to konieczne.
W niektórych praktykach planista medyczny pobiera również dokumenty i formularze, aby przygotować się do wizyt, a także może układać zapasy. W innych jest to obowiązek pielęgniarek i innych techników, którzy przygotowują klinikę na dany dzień. Planista jest również odpowiedzialny za upewnienie się, że odpowiedni personel jest dostępny i koordynuje członków personelu, aby zapoznać ich z dziennym harmonogramem. Jeśli pacjent potrzebuje na przykład pobrania krwi, osoba zajmująca się planowaniem medycznym upewnia się, że technicy mają to w swoim harmonogramie, aby byli gotowi, gdy pacjent przybędzie.
Do pracy jako planista medyczny nie jest wymagane żadne specjalne szkolenie, chociaż krótki kurs terminologii medycznej i praktyk biznesowych może być pomocny. Wcześniejsze doświadczenie w zakresie przyjmowania i świadczenia usług publicznych jest często pomocne dla wnioskodawców, a umiejętności, takie jak umiejętności dwujęzyczne, mogą potencjalnie być przydatne w przypadku aplikacji. Planista medyczny zajmuje się informacjami poufnymi i może wymagać sprawdzenia przeszłości lub wyrażenia zgody na podpisanie dokumentów wskazujących na akceptację i zrozumienie polityki prywatności biura.