Aby zostać prywatnym księgowym, kandydaci muszą mieć tytuł licencjata z rachunkowości, finansów lub biznesu. Inne stopnie, takie jak tytuł magistra lub uzyskanie certyfikatu biegłego rewidenta (CPA), są pomocne, ale nie są konieczne. Prywatni księgowi potrzebują silnych umiejętności komunikacyjnych, podstawowej księgowości, zorganizowanych metod pracy, biegłości w posługiwaniu się niezbędnymi programami komputerowymi oraz znajomości obowiązujących przepisów.
Prywatny księgowy jest zatrudniony przez jedną firmę do zajmowania się finansami tej firmy, w przeciwieństwie do publicznego księgowego, który pracuje dla wielu klientów. Analizuje finanse firmy, sporządza budżety, kontroluje księgi, sporządza raporty o sytuacji finansowej firmy. W większych firmach księgowi mają określone obowiązki, takie jak podatki i budżety. Prywatny księgowy w małej firmie może zajmować się wszystkimi aspektami księgowości, a nawet księgowością.
Jedyne kwalifikacje wymagane do zostania prywatnym księgowym to często licencjat z rachunkowości, finansów lub biznesu, ale wiele większych firm zatrudnia tylko księgowego, który jest CPA lub Certified Management Accountant (CMA). Aby uzyskać jeden z tych certyfikatów, kandydat musi zdać egzamin i spełnić określone wymagania edukacyjne. Wymagania różnią się w zależności od regionu.
Wiele osób najpierw zdobywa tytuł magistra rachunkowości (MAcc) lub zarządzania biznesem (MBA). Stopień MAC przygotowuje do pracy w zawodzie księgowego, podczas gdy MBA przygotowuje do pracy w zawodzie księgowego lub innego profesjonalisty biznesowego. Te stopnie nie są konieczne, aby zostać prywatnym księgowym, ale zazwyczaj pomagają kandydatowi znaleźć lepiej płatną pracę. Każdy stopień magistra wymaga około dwóch lat studiów w pełnym wymiarze godzin.
Niezbędne są dobre umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej. Księgowy musi być w stanie zrozumieć sytuację finansową firmy i jasno przedstawić ją innym pracownikom, klientom, dostawcom i urzędnikom regulacyjnym. Często wymaga się od niego podsumowania sytuacji finansowej osób, które nie znają terminów finansowych.
Ludzie nie potrzebują wysokich umiejętności matematycznych, aby zostać prywatnym księgowym. Zamiast tego musi opanować podstawowe umiejętności księgowe i precyzyjne organizacyjne oraz praktyczną znajomość programów komputerowych stosowanych w rachunkowości. Prywatny księgowy musi metodycznie wprowadzać liczby w odpowiednie pola w programie komputerowym.
Prywatny księgowy musi również rozumieć prawną stronę rachunkowości. Musi znać wszystkie obowiązujące przepisy, takie jak prawo podatkowe i prawo handlowe. Na przykład księgowi w organizacjach non-profit wymagają specjalnej wiedzy na temat obowiązujących przepisów non-profit. Ponieważ przepisy ciągle się zmieniają, prywatny księgowy musi być na bieżąco. Księgowy musi również zachować poufność wielu znanych mu informacji.