Koordynator targów jest odpowiedzialny za zarządzanie każdym aspektem profesjonalnych targów, zwykle odbywających się w centrum konferencyjnym lub hotelu. Ta praca wymaga dużo planowania i rozwiązywania problemów. Koordynator musi upewnić się, że miejsce jest przygotowane, żywność i napoje są odpowiednio obsługiwane, potrzeby uczestników i dostawców są spełnione, sprzęt audio/wideo jest ustawiony, marketing i promocja są obsługiwane, a wszystko mieści się w budżecie. Osoba ta często będzie nadzorować kilku pracowników wykonujących te zadania.
Targi to profesjonalne spotkanie ekspertów z określonej branży; jest to okazja do nawiązania kontaktów i zapoznania się z najnowszymi osiągnięciami w tej dziedzinie. W wielu przypadkach koordynator targów pracuje dla centrum kongresowego lub hotelu z dużą przestrzenią konferencyjną, która może pomieścić gości. Początkowym zadaniem koordynatora jest współpraca z organizatorami targów w celu zrozumienia specyficznych potrzeb i budżetu imprezy. Na przykład targi komputerowe mają inne wymagania technologiczne niż targi żywności ekologicznej, ale każdy musi mieć zaspokojone określone potrzeby.
Obowiązki koordynatora targów różnią się w zależności od targów, ale istnieje podstawowy zestaw obowiązków dla prawie wszystkich imprez. Zapewnienie przygotowania miejsca jest kluczowe dla powodzenia pokazu. Koordynator musi upewnić się, że jest wystarczająco dużo miejsca dla wszystkich stoisk, że te kabiny mają odpowiednią energię elektryczną i czy sprzęt audiowizualny do prezentacji jest sprawny. Żywność i napoje muszą być również zakontraktowane i zaplanowane, aby znalazły się we właściwym miejscu we właściwym czasie.
Marketingiem i promocją często zajmują się organizatorzy targów, chociaż część tej pracy wykonują sponsorzy targów. Koordynator współpracuje z drukarzami, grafikami, działami marketingu i specjalistami od public relations, aby rozpowszechniać informacje o wydarzeniu. Organizatorzy pokazów często mają określone wymagania i standardy marketingowe, które muszą być spełnione.
Ta praca jest generalnie zbyt duża, aby mogła być wykonana przez jedną osobę. Koordynator targów może osobiście zająć się każdym z tych zadań, jeśli wymaga tego sytuacja, ale większość z nich nadzoruje personel. Obowiązkiem koordynatora jest zatrudnianie przeszkolonych specjalistów do wykonywania tej różnorodnej pracy i tworzenie harmonogramów, aby zapewnić odpowiednią obsadę pokazu. Udane żonglowanie tymi zróżnicowanymi obowiązkami to największa praca koordynatora, ale zrobienie tego dobrze stworzy zabawne, pouczające przedstawienie dla wszystkich uczestników.