Miękki kolektor przypomina klientom o przeterminowanych rachunkach i konsekwencjach braku aktualności. Może to obejmować kontakt telefoniczny lub mailowy. Jeśli klient nie zaadresuje rachunku, konto może zostać przekazane przedstawicielowi ds. windykacji twardej, który stosuje bardziej agresywne techniki ściągania salda. Oferty pracy mogą być dostępne w określonych instytucjach finansowych, które prowadzą własne działy windykacji, a także w wyspecjalizowanych firmach, które wykonują tę pracę na podstawie umowy dla różnych klientów.
Każdemu pracownikowi można przypisać zestaw kont do pracy z celem zbierania. Celem jest nawiązanie pozytywnego kontaktu z każdym posiadaczem rachunku, aby przedstawiciel mógł albo odebrać wpłatę, albo ustalić plan obsługi zadłużenia. Plany płatności mogą mieć różne formaty autoryzowane przez firmę macierzystą, a także obejmować pobieranie odsetek i opłat za wygodę. Jeśli klienci nie odpowiedzą lub rachunki staną się przeterminowane o więcej niż określony czas, mogą zostać przekierowani do innego działu.
Zwykle wiąże się to z różnymi technikami znajdowania klientów. Programowy kolektor może potrzebować przeszukać rekordy, na przykład, aby zlokalizować kogoś pod nowym adresem. Istnieją również wymagania prawne, których należy przestrzegać podczas nawiązywania kontaktu, które mogą różnić się w zależności od regionu. Przedstawiciele muszą być świadomi wszystkich odpowiednich przepisów i sposobów ich stosowania, aby mogli przestrzegać standardów określonych przez organy regulacyjne. Na przykład, miękkiemu poborcy nie wolno zezwolić na omawianie długu z nikim innym niż wymieniona strona lub współsygnatariusz.
W rozmowach telefonicznych miękki poborca może zidentyfikować firmę, poprosić o rozmowę z dłużnikiem i spróbować odebrać płatność lub ustalić plan płatności. Listy mogą zawierać wezwanie do zapłaty z danymi kontaktowymi. Wymagane są umiejętności przetwarzania płatności, więc można to zrobić przez telefon. Jeśli klient potrzebuje planu płatności, informacje na ten temat mogą być dostarczone wraz z ujawnieniem wszelkich opłat, które mogą się z tym wiązać. Klienci mogą również zostać ostrzeżeni, że niedotrzymanie umowy może skutkować skierowaniem bezpośrednio do windykacji twardych.
Miejsca pracy mogą oferować zryczałtowaną stawkę wynagrodzenia plus prowizję za udane windykacje, aby działać jako zachęta. Miękki kolektor może być również zobowiązany do osiągnięcia określonego celu co miesiąc lub kwartał. Osoby, które nie mogą osiągnąć tego celu, mogą zostać zwolnione, ponieważ firma chce, aby działalność była jak najbardziej efektywna.