Menedżer ds. doskonalenia procesów jest zazwyczaj odpowiedzialny za identyfikację obszarów działalności firmy, które wymagają poprawy. Jest zobowiązany do gromadzenia i analizowania danych związanych z bieżącymi procesami i systemami komputerowymi. Menedżerowie doskonalenia procesów prowadzą również, opracowują i wdrażają zmiany w procesach w firmie, które pomagają jej lepiej dostosować się do celów strategicznych.
Jednym z głównych obowiązków menedżera doskonalenia procesów jest znajdowanie niedociągnięć w sposobie działania firmy. Komunikacja między współzależnymi działami, korporacyjnymi systemami komputerowymi, zarządzaniem zamówieniami i zapasami, kontrolą jakości i praktykami zatrudniania może odbywać się w ramach procesów, które nie pozwalają osiągnąć pożądanych celów wydajności firmy. Klienci mogą uznać niektóre procedury za uciążliwe i nieaktualne lub pracownicy mogą mieć trudności z wydajnym i dokładnym wykonywaniem niektórych zadań.
Menedżer doskonalenia procesów spędza czas na obserwowaniu aktualnych praktyk firmy i zbiera dane związane z wynikami wydajności. Następnie analizuje te obserwacje i dane, aby określić, co może powodować braki między rzeczywistą a pożądaną wydajnością. Część bycia menedżerem doskonalenia procesów może obejmować organizowanie zespołów do prowadzenia obserwacji i zbierania danych, ponieważ często jest to trudne dla jednej osoby.
Projektowanie nowych planów procesów i strategii doskonalenia to kolejny typowy obowiązek menedżera doskonalenia procesów. Po zidentyfikowaniu luk, kierownik jest zwykle zaangażowany w uzyskanie informacji zwrotnej na temat ewentualnych ulepszeń. Część tych informacji zwrotnych pochodzi od klientów i pracowników wewnętrznych, którzy są zaangażowani we wdrażanie obecnych praktyk. Menedżer może formułować rekomendacje w oparciu o własne doświadczenie i znajomość najlepszych praktyk związanych z określonymi procesami.
Większość menedżerów doskonalenia procesów odpowiada za kierowanie zespołami doskonalenia, które pomagają we wdrażaniu nowych rekomendacji. Menedżer będzie zwykle odpowiedzialny za kierowanie szkoleniami i edukacją związaną z wszelkimi nowymi procesami firmy. Chociaż może sam nie uczyć poszczególnych pracowników pierwszej linii, menedżer najprawdopodobniej będzie musiał edukować przełożonych i kierownictwo w zakresie nowych zaleceń i bronić powodów ich wdrożenia.
Wdrażanie pewnej liczby nowych projektów jest typowym wymogiem pracy dla menedżera doskonalenia procesów. Niektóre firmy mogą wymagać tylko jednego projektu rocznie, podczas gdy inne wymagają co najmniej trzech do czterech. Projekty te mogą koncentrować się na poprawie wydajności, obniżeniu kosztów produkcji, zwiększeniu poziomu jakości lub zwiększeniu zadowolenia i utrzymania klienta. Głównym celem każdego projektu realizowanego przez menedżera jest zapewnienie realizacji lub przekroczenia celów strategicznych firmy.