Księgowy ds. zapasów odgrywa kluczową rolę w obliczaniu wartości zapasów firmy. Zasadniczo jego funkcją jest monitorowanie wartości netto towarów i prowadzenie dokładnych ewidencji przez cały czas. Ponadto osoby te pomagają firmie określić jej rentowność i zapewnić dokładne sprawozdania finansowe. Aby zostać księgowym inwentaryzacyjnym, zazwyczaj wymaga się tytułu licencjata z rachunkowości lub finansów. Niektóre typowe obowiązki zawodowe osoby na tym stanowisku obejmują nadzorowanie inwentaryzacji, wprowadzanie danych inwentaryzacyjnych, ocenianie raportów, sprawdzanie rozbieżności i przedstawianie wyników.
Jednym z najważniejszych obowiązków księgowego inwentarza jest nadzorowanie inwentaryzacji. Jest to proces, w którym każdy element zapasów firmy jest liczony w celu określenia zarówno ilości, jak i wartości. Ogólnie rzecz biorąc, firma jest zobowiązana do przeprowadzenia co najmniej jednej inwentaryzacji rocznie, ale niektóre mogą przeprowadzać wielokrotne inwentaryzacje.
W przypadku firm z minimalnymi zapasami księgowy ds. zapasów może to zrobić sam. Z drugiej strony, większe firmy ze znacznymi zapasami mogą wykorzystać do tego procesu zespół osób. Niezależnie od ilości zapasów musi upewnić się, że wszystkie liczby są dokładne.
Gdy księgowy uzyska numery inwentarzowe, musi je wprowadzić do bazy danych. Zwykle wiąże się to z wprowadzaniem danych do komputera. W niektórych przypadkach proces ten może być żmudny, dlatego osoba powinna być bardzo zorientowana na szczegóły. Odniesienie w tym celu zwykle wymaga również od osoby biegłości w matematyce.
Po umieszczeniu wszystkich numerów inwentarzowych w bazie danych księgowy inwentaryzacyjny zwykle drukuje raporty do analizy. Raporty te pomagają mu rozpoznawać wzorce przydatne w przyszłych zamówieniach magazynowych. Na przykład, jeśli pracuje w sklepie detalicznym, może określić, które produkty sprzedają się dobrze, a które nie. Wraz z tym księgowy będzie mógł zidentyfikować rozbieżności.
W przypadku rozbieżności w numerach inwentarzowych zwykle odpowiada za sprawdzenie tych rozbieżności. W przypadku sklepu detalicznego rozbieżności mogą powstać z powodu kradzieży sklepowej lub oszustwa. Gdy księgowy inwentaryzacyjny utworzy swoje raporty, często może wskazać, których konkretnych elementów brakuje. Jest to ważne, ponieważ zapobiega nieuczciwości i potencjalnej utracie zysków.
Ponadto księgowy ds. zapasów zwykle przedstawia swoje ustalenia kierownikowi firmy lub kadrze kierowniczej. W przypadku małych firm można to zrobić twarzą w twarz, a w przypadku większych na formalnym spotkaniu. Świadomość wzorców zapasów ostatecznie pomaga firmie w przyszłych zamówieniach i optymalizuje jej ogólną wydajność.