Aby zostać administratorem biura, zazwyczaj wymagane są umiejętności w czterech obszarach: zaawansowane umiejętności obsługi komputera, komunikacja, interpersonalne i produktywność. Administrator biura odpowiada za codzienne funkcjonowanie małej i średniej firmy. Zarządza przepływem danych i zadaniami administracyjnymi w organizacji. Stanowisko to rzadko obejmuje jakiekolwiek obowiązki nadzorcze lub zarządcze ze względu na wielkość organizacji i ukierunkowanie roli. Osoby, które chcą objąć stanowisko kierownicze, zwykle lepiej sprawdzałyby się na stanowisku menedżera biznesowego lub kierownika.
Aby zostać administratorem biura, wiele osób przechodzi szkolenie policealne. Może to obejmować roczny lub dwuletni program z lokalnego college’u w zakresie administracji biznesowej lub szkolenia asystentów biurowych. Umiejętności nabyte w tych programach mogą być niezbędne do zapewnienia zatrudnienia jako administrator biura. Chociaż niektórzy pracodawcy będą wymagać referencji akademickich, wielu zaakceptuje kandydatów z dyplomem ukończenia szkoły średniej, o ile mają odpowiednie doświadczenie.
Zaawansowane umiejętności obsługi komputera są obowiązkowe dla każdego, kto chce zostać administratorem biura. Umiejętności te można zdobyć poprzez ukończenie programu szkoleniowego lub poprzez praktykę. Większość firm korzysta z produktów biurowych Microsoft lub Lotus. Umiejętności rozwinięte za pomocą tych programów można przenieść na inne oprogramowanie. Aktualizuj te umiejętności dzięki lekcjom odświeżającym, ponieważ funkcje oprogramowania będą się zmieniać w czasie.
Umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej są bardzo ważne, jeśli chcesz zostać administratorem biura. Wszelka komunikacja musi być profesjonalna, zwięzła, jasna i mieć odpowiedni ton. Należy zauważyć, że umiejętności komunikacyjne pracowników administracyjnych mają ogromny wpływ na reputację organizacji. Poświęć czas na podniesienie swoich umiejętności, aby klienci wywarli pozytywne wrażenie na firmie.
W każdym biurze czy firmie istnieje szereg różnych osobowości. Umiejętność skutecznego współdziałania z różnymi ludźmi, rozwiązywania konfliktów i zachęcania do pracy zespołowej jest zwykle ważna. Dla wielu osób ten aspekt roli administratora jest największym wyzwaniem. Poświęć trochę czasu na rozwinięcie tych umiejętności, ponieważ mogą one być ważne.
Wydajność i samozarządzanie to podstawowe umiejętności, jeśli chcesz zostać administratorem biura. W większości małych organizacji administrator biura odpowiada za szeroki zakres zadań. Możliwość zmiany biegów, pracy nad różnymi zadaniami administracyjnymi i bycie na bieżąco jest bardzo ważna. Konieczna jest poufność i dyskrecja, ponieważ administrator może mieć dostęp do informacji finansowych, dokumentacji kadrowej i danych płacowych.