Konsultanci EHR doradzają organizacjom opieki zdrowotnej w zakresie systemów komputerowych, które umożliwiają im spełnienie wymagań dotyczących elektronicznej dokumentacji medycznej. Niektóre rządy krajowe wymagają obecnie, aby rejestry opieki zdrowotnej pacjentów były przechowywane w formie elektronicznej. Rozporządzenie to dotyczy lekarzy, szpitali, ośrodków opieki i wszelkich innych organizacji opieki zdrowotnej. Konsultanci EHR analizują i oceniają aktualny system archiwizacji w organizacji oraz wydają zalecenia dotyczące sprzętu i oprogramowania w oparciu o indywidualne potrzeby organizacji.
Wcześniejsza dokumentacja dotycząca opieki zdrowotnej pacjentów była prowadzona w formie papierowej i składana na miejscu. Jeśli pacjenci byli przenoszeni do innego lekarza lub szukali usług w nowym szpitalu, ich dokumentacja często nie była łatwo dostępna. Z drugiej strony, elektroniczna karta pacjenta jest dostępna ze wspólnej sieci i pomaga świadczeniodawcom we właściwym zaspokajaniu potrzeb pacjentów. Ponieważ organizacje opieki zdrowotnej nie specjalizują się w systemach informatycznych, muszą konsultować się z podmiotami zewnętrznymi, które mają doświadczenie w tej dziedzinie.
Konsultanci EHR specjalizują się w pomocy organizacjom ochrony zdrowia w zlokalizowaniu i wdrożeniu odpowiedniego systemu. W tym celu konsultant zbierze podstawowe informacje o firmie, w tym historię, strategię, kulturę oraz aktualne zasady i procedury. W zależności od budżetu placówki ochrony zdrowia i bieżących funkcji pracy, konsultanci EHR zarekomendują wiele produktów. Często spędzają sporo czasu na rozmowach z pracownikami w organizacji, aby dowiedzieć się, jak są zorganizowani i co organizacja chce osiągnąć. Konsultanci EHR koncentrują się na pomocy decydentom w organizacji opieki zdrowotnej w ocenie różnych opcji.
Konsultanci spróbują przedstawić szereg bezstronnych zaleceń i pomóc w procesie podejmowania decyzji. Konsultanci EHR EHR poinformują organizację o różnych zaletach i wadach związanych z każdą dostępną opcją. Zapewnią również decydentom ogólne koszty i szacunkowy zwrot z inwestycji. Na przykład mały gabinet lekarski z jedną lokalizacją i istniejącym systemem komputerowym prawdopodobnie otrzyma szereg zaleceń obejmujących kilka pakietów oprogramowania i prawdopodobnie jeden, który obejmuje aktualizację sprzętu.
Zazwyczaj konsultanci zapewnią również pomoc szkoleniową i wdrożeniową nowego systemu. Ponieważ personel organizacji opieki zdrowotnej będzie musiał przejść na nowe procedury i programy, konsultanci EHR mogą uczestniczyć w szkoleniach wstępnych, które uczą pracowników, jak najlepiej wykorzystać nowy system. Mogą również edukować organizację na temat przepisów rządowych i tego, w jaki sposób oprogramowanie zapewnia ich zgodność z nimi.