Ogólnie rzecz biorąc, koordynator administracyjny zarządza i obsługuje biura firmy lub organizacji. Do głównych obowiązków zawodowych należy zazwyczaj zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego, nadzorowanie personelu pomocniczego oraz pomoc w zarządzaniu budżetem. Te zadania są odpowiednie dla osoby, która jest zmotywowana, skrupulatna i praktyczna.
Obowiązki podstawowe
Główną rolą koordynatora administracyjnego jest działanie jako łącznik między działami, dostawcami zewnętrznymi i członkami personelu. Aby skutecznie funkcjonować, większość organizacji ma złożoną hierarchię osób i specjalistów, którzy muszą ze sobą współpracować, aby załatwić sprawy. Koordynatorzy administracyjni zazwyczaj organizują, nadzorują i ułatwiają ten przepływ pracy. Mogą również zostać wezwani do poznania szczegółów technicznych i wewnętrznych działań organizacji w celu zapewnienia specjalistycznego wsparcia.
Na przykład, jeśli członek wydziału na uniwersytecie potrzebuje zwrotu kosztów podróży, koordynator może potrzebować współpracować z kilkoma innymi działami, aby zabezpieczyć fundusze. Może współpracować z biurem podróży, działem księgowości, personelem pomocniczym wydziału lub innymi osobami, aby przetworzyć niezbędne informacje dla członka wydziału. Koordynator administracyjny posiadający specjalistyczną wiedzę na temat uczelnianego protokołu refundacji może zwykle lepiej służyć członkowi wydziału niż inni pracownicy szkoły.
Kadra Zarządzająca
Koordynator administracyjny dużej organizacji zwykle zarządza personelem pomocniczym. Do tych członków personelu należą zazwyczaj pracownicy działu, którzy nie pełnią funkcji nadzorczej, którzy świadczą usługi biurowe, sekretarskie lub finansowe. Większość koordynatorów zajmuje się również zatrudnianiem nowych pracowników, ocenianiem lub upominaniem obecnych pracowników oraz ustalaniem przydziałów pracy.
Obowiązki wsparcia
Koordynator administracyjny może być zmuszony do wykonywania podstawowych obowiązków urzędniczych, zwłaszcza jeśli organizacja, w której pracuje, jest niewielka. Może być zaangażowany w utrzymywanie baz danych, tworzenie raportów, pisanie listów i pracę nad innymi ogólnymi działaniami pomocniczymi. Koordynatorzy często odpowiadają za utrzymanie biura, w tym zakup materiałów eksploatacyjnych, pracę z zarządzaniem obiektami i zapewnienie konserwacji sprzętu.
Budżetowanie
Kolejnym ważnym zadaniem koordynatora administracyjnego jest pomoc w przygotowaniu i realizacji budżetu organizacji. Większość koordynatorów jest zazwyczaj w pewnym stopniu zaangażowana w zarządzanie finansami swojej firmy. Często zajmują się monitorowaniem wydatkowania pieniędzy, pomagają kontrolować koszty, zatwierdzać wydatki i pisać raporty finansowe.
Zostać koordynatorem administracyjnym
Główną kwalifikacją koordynatora administracyjnego jest wcześniejsze doświadczenie zawodowe, a wiele organizacji wymaga ekwiwalentu siedmiu lat wsparcia administracyjnego. Wielu koordynatorów zajmowało wcześniej stanowiska kierowników biurowych lub administracyjnych, asystentów administracyjnych lub przedstawicieli obsługi klienta. Oprócz doświadczenia wiele z tych stanowisk wymaga co najmniej dyplomu ukończenia szkoły średniej lub ogólnego dyplomu równoważności (GED). Niektóre organizacje mogą wymagać tytułu licencjata lub nawet dyplomu ukończenia college’u.