Odliczenia to kredyty, które wcześniej były wykazywane jako należności w dokumentacji księgowej, ale obecnie z jakiegoś powodu są uważane za nieściągalne. Celem odliczenia jest umożliwienie przeprowadzenia kontrolowanej procedury, która wykluczy uwzględnienie nieodebranego kredytu przy obliczaniu bieżącego salda na koncie należności. Zatem odpis jest prostym odpisem, który usuwa pozycję z przewidywanego dochodu netto.
Odpis nie oznacza, że nie będzie już podejmowana próba odzyskania zaległego długu od dłużnika. Użycie odliczenia oznacza raczej, że kwota długu nie będzie już odzwierciedlana w należnościach w celu ustalenia, ile dochodu pozostało do pobrania z zaległych faktur wystawionych klientom. Każda faktura, która została naliczona lub odpisana w głównej sekcji Należności, pozostanie w ogólnej dokumentacji finansowej firmy. Zazwyczaj odpisana kwota jest określana jako nieściągalny dług.
Wiele firm stosuje politykę odliczania w celu identyfikacji zaległych faktur, które pozostają nieopłacone długo po upływie terminu płatności. Aby uniknąć odliczenia, firmy mogą wysyłać przypomnienia okresowo do 120 dni po terminie płatności faktury. Po tym momencie faktura może zostać obciążona, usuwając ją z Należności i przekazana firmie windykacyjnej do dalszych działań.
W przypadku, gdy agencja windykacyjna jest w stanie zabezpieczyć płatność za zaległą fakturę, firma często tworzy poprawioną fakturę lub inny instrument, aby umożliwić otrzymanie wartości oryginalnej faktury, pomniejszonej o wszelkie opłaty naliczone przez agencję windykacyjną. Pierwotne obciążenie zwykle nie jest cofane, chociaż kilka firm woli postępować zgodnie z tą procedurą i po prostu zmienić saldo, aby dopasować się do kwoty pobranej i przekazanej przez agencję windykacyjną.
Odpis jest pomocnym sposobem na usunięcie nieściągalnego długu z dokumentacji księgowej korporacji. Takie podejście pomaga w utrzymaniu aktualnych danych rozrachunków z odbiorcami na bieżąco i zapewnia właścicielowi firmy realistyczne dane na temat tego, jaki dochód można racjonalnie przewidzieć w ciągu najbliższych jednego do trzech miesięcy.