Należności to czynność księgowa, która polega na otrzymywaniu faktur i opłacaniu rachunków. Aplikacje do obsługi rozrachunków z odbiorcami to zautomatyzowane narzędzia, które umożliwiają firmie korzystanie z technologii komputerowej w celu usunięcia niektórych ręcznych działań z tego procesu. Różne typy aplikacji obejmują elektroniczne pokwitowanie faktur, wiele pakietów faktur dla wielu dostawców oraz elektroniczne czeki i księgowanie płatności w celu finalizacji kont dostawców. W większości przypadków aplikacje do obsługi należności są all inclusive, co oznacza, że jeden pakiet oprogramowania obsługuje wszystkie te zadania. Modułowe pakiety oprogramowania umożliwiają firmom dodanie tylko modułu rozrachunków z odbiorcami do istniejącego oprogramowania w celu uzupełnienia tych funkcji.
Faktury są zwykle jednym dokumentem potwierdzającym transakcję, taką jak zakup towarów lub usług. Zamiast otrzymywać faktury w formie papierowej za pośrednictwem poczty, aplikacje do obsługi rozrachunków z odbiorcami mogą umożliwiać elektroniczne przesyłanie i odbieranie takich dokumentów. Na przykład pobranie pliku z witryny internetowej dostawcy bezpośrednio do oprogramowania rozliczeń z odbiorcami umożliwia osobom fizycznym przeglądanie dokumentów i bilansowanie kont za pomocą pakietu oprogramowania. Wyciągi elektroniczne mogą również działać w podobny sposób, tzn. można je pobrać ze strony internetowej. Oszczędza to papier i zapobiega utracie ważnych dokumentów księgowych.
Niewiele firm ma tylko kilku sprzedawców lub dostawców, od których kupuje towary i usługi. Dlatego aplikacje oprogramowania rozrachunków z odbiorcami mają funkcje, które pozwalają na używanie wielu numerów kont dostawców i kont. Aby pogrupować dostawców według rodzaju lub oferowanych towarów lub usług, konieczne może być również posiadanie wielu kont należności. Aplikacje do obsługi rozrachunków z odbiorcami mogą oferować duże zestawienia opcji klasyfikacji i zarządzania dostawcami oraz innymi elementami. Wiele rodzajów pakietów oprogramowania pozwala na dostosowanie systemu do zarządzania należnościami.
Innym celem rachunkowości elektronicznej jest wykorzystanie komputerów i oprogramowania do wyeliminowania pewnych zadań wykonywanych ręcznie, takich jak wypisywanie czeków i bilansowanie kont. Na przykład, gdy firma sfinalizuje rozliczenia na pewien okres, do wysłania płatności potrzebne są czeki, a rachunki muszą zostać rozliczone, aby można było rozpoznać płatności. Pakiety oprogramowania do rozrachunków z odbiorcami zazwyczaj umożliwiają drukowanie czeków za pomocą komputera; po wydrukowaniu system księguje również płatności czekiem w formie elektronicznej i finalizuje płatności. W tym momencie księgowi są po prostu potrzebni do przejrzenia rachunków, upewnienia się, że są one odpowiednio zbilansowane i upewniają się, że nie występują błędy. Prowadzi to do innej korzyści dla tego oprogramowania: raportów elektronicznych, które pomagają zbilansować konta należności w księdze głównej.