Plan zwrotu kosztów to ustrukturyzowana strategia spłaty osób, które poniosły wydatki w imieniu innego podmiotu. Najczęstszym przykładem tego typu planu jest pokrycie wydatków poniesionych przez pracowników podczas wykonywania obowiązków służbowych. Plany tego typu pozwalają zapewnić terminową refundację pracownikowi, a jednocześnie pomagają pracodawcy w prowadzeniu dokładnej ewidencji całości kosztów związanych z wykonaniem danego zadania.
Plany zwrotu kosztów mogą mieć strukturę rozliczalną i nierozliczaną. Plan rozliczalny wymaga od pracownika przedstawienia rachunków za wydatki, które kwalifikują się do zwrotu. Nierozliczany plan zwrotu kosztów obejmuje wydatki, w przypadku których nie jest wymagany rachunek, chociaż pracownik musi zadeklarować wydatek na piśmie przed otrzymaniem zwrotu. Na przykład pracownik, który zabiera klientów na kolację, będzie musiał przedstawić rachunek za posiłek, aby otrzymać zwrot kosztów. Jednocześnie, jeśli pracownik korzysta ze swojego prywatnego pojazdu w trakcie wykonywania zadań w imieniu pracodawcy, podaje całkowitą ilość wykorzystanych kilometrów, najczęściej na kuponie lub formularzu reklamacyjnym. Pracodawca ustala wysokość wydanego zwrotu na podstawie obowiązujących przepisów i praktyk.
Jeśli chodzi o odliczenia podatkowe, pracownik, który uczestniczy w planie zwrotu kosztów, zwykle nie może ubiegać się o zwrot kosztów jako odliczeń w swoim zeznaniu podatkowym. Pracodawca może ubiegać się o zwrot kosztów w formie potrąceń, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w przepisach podatkowych obowiązujących w jurysdykcji, w której znajduje się firma. W niektórych krajach pracownik może być zmuszony do zadeklarowania pewnych form zwrotu kosztów jako dochodu, zwłaszcza w sytuacjach takich jak przebieg, w którym nie ma wyraźnie udokumentowanych wydatków z własnej kieszeni.
Plan zwrotu kosztów może obejmować szeroki zakres wydatków. Pracownicy, którzy podróżują w ramach swojej pracy, często mają możliwość przedstawienia zwrotu kosztów, takich jak przelot, zakwaterowanie, wynajem samochodów i posiłki. Pracownik może również otrzymać rekompensatę za wydatki poniesione podczas pracy nad specjalnym projektem dla firmy, np. reprezentowanie firmy na lokalnym wydarzeniu. Często przepisy rządowe określają zakres tego, co uważa się za wydatek podlegający zwrotowi i jakie procedury muszą być przestrzegane, aby pracodawca mógł ubiegać się o zwrot kosztów podczas składania zeznań podatkowych. Regulacje te zazwyczaj kształtują wewnętrzne zasady i procedury stosowane przez firmę do tworzenia i realizacji planu refundacji.