Zwrot kosztów paliwa to rodzaj zwrotu kosztów biznesowych, który zapewnia płatność pracownikowi, który kupuje benzynę podczas podróży służbowej związanej z firmą. Transakcja ta, nazywana czasem zwrotem za przejechane kilometry, ma na celu zrekompensowanie pracownikowi bieżących wydatków poniesionych podczas wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę. Program zwrotu kosztów pojazdu może działać na dwa różne sposoby, w zależności od tego, czy pracownik korzysta w podróży z samochodu osobistego, służbowego, czy też korzysta z wypożyczonego samochodu.
Jedno podejście do zwrotu kosztów paliwa jest często określane po prostu jako zwrot za przejechane kilometry. W tym scenariuszu pracownik albo uzyskuje dostęp do pojazdu należącego do firmy na czas podróży służbowej, albo wynajmuje samochód, który służy do podróży do iz lokalizacji klienta. W tym scenariuszu pracownik musi zazwyczaj zapłacić za zakup benzyny z własnej kieszeni i zachować rachunki za benzynę. Po zakończeniu podróży pracownik dołącza te rachunki do swojego raportu wydatków i otrzymuje zwrot dokładnej ilości benzyny, którą kupił podczas podróży.
Inne podejście do zwrotu kosztów gazu jest często stosowane, gdy pracownik decyduje się na kierowanie swoim samochodem osobowym. W tym przypadku nacisk kładziony jest na ogólne wydatki ponoszone w związku z korzystaniem z pojazdu w podróży służbowej. Zamiast śledzić zakupione paliwo, pracownik śledzi przebytą odległość w czasie trwania podróży. Pracodawca zwraca następnie pracownikowi koszty na podstawie przebiegu, zazwyczaj według stawki ryczałtowej za milę, która jest ustalana przez rządową agencję regulacyjną. Dzięki takiemu podejściu nie ma potrzeby śledzenia ilości zakupionej benzyny, ponieważ przydział na milę pozwala na zużycie benzyny oraz zużycie pojazdu.
Należy zauważyć, że w niektórych krajach istnieje wyraźne rozróżnienie między tymi dwoma rodzajami refundacji. W tych warunkach zwrot za paliwo dotyczy wyłącznie pokrycia wydatków pracownika z własnej kieszeni w zakresie paliwa zakupionego podczas podróży. Kultura biznesowa w innych krajach może używać tego terminu do opisania zwrotu, który jest oparty na rzeczywistym zakupie benzyny lub płatności stałej stawki za przejechaną milę. W tych ostatnich krajach terminy „zwrot kosztów paliwa” i „zwrot kosztów” są często używane zamiennie.