Koszty podróży służbowych to koszty, które osoba ponosi podczas podróży z powodów związanych z pracą. Mogą to być koszty transportu, takie jak paliwo, przebieg i bilety lotnicze, a także wskazówki dla usługodawców, jedzenie i powiązane wydatki. Kiedy ludzie ponoszą koszty podróży służbowych w imieniu pracodawcy, otrzymują rekompensatę. Osoby prowadzące działalność na własny rachunek i niezależni kontrahenci mogą ubiegać się o zwrot kosztów podróży służbowych jako odliczenie od podatku, gdy rozliczają podatki na koniec roku.
Aby kwalifikować się jako koszty podróży służbowych, koszty muszą być związane z podróżą, którą ktoś odbywa z powodów związanych z pracą. Chociaż ludzie mogą mieszać przyjemność z podróżami służbowymi, większość podróży musi być przeznaczona do pracy. Dokładne prawa różnią się w zależności od kraju. Generalnie tak długo, jak ludzie mogą wykazać, że wycieczka została zaplanowana specjalnie do pracy i nie zostałaby odbyta w innym przypadku, ponieważ gdy ktoś ma polecenie gdzieś pojechać lub musi pojechać w celu awansu zawodowego lub spotkania z klientami, większość wydatków z podróży będzie liczona jako koszty podróży służbowych.
Wydatki na podróże służbowe można podzielić na rzeczywiste koszty podróży, w tym opłaty za przejazd mostem, opłaty za wynajem samochodu itp., wraz z zakwaterowaniem, wyżywieniem i innymi podstawowymi potrzebami zaspokojonymi podczas podróży. Opłaty konferencyjne i podobne wydatki można również zgłosić w innym obszarze zeznania podatkowego. Ludzie nie mogą odbierać prezentów ani przedmiotów rekreacyjnych zakupionych podczas podróży; Na przykład opłaty zbiorcze nie są liczone jako wydatek biznesowy, podobnie jak prezenty kupione w sklepie wolnocłowym, chyba że są kupowane z powodów związanych z pracą, takich jak prezenty dla klientów.
Niektórzy pracodawcy zapewniają swoim pracownikom karty kredytowe, które mogą wykorzystać na wydatki związane z pracą. Ludzie muszą przechowywać rachunki i dokumentację. Kartę kredytową można anulować, jeśli pracownik używa jej do nieautoryzowanych celów. Inni pracodawcy mogą zapewnić pracodawcom gotówkę lub czeki do wykorzystania podczas podróży. Inną opcją obsługi kosztów podróży jest poproszenie pracowników o zapłatę ich z góry, a później zwrot kosztów podróży. Aby uzyskać zwrot, pracownicy muszą wypełnić formularze dokumentujące ich wydatki, dołączając rachunki, aby pokazać, jak i gdzie zostały wydane pieniądze. Pracodawca może ograniczyć zwrot kosztów do limitów diet.
Osoby ubiegające się o zwrot kosztów podróży w ramach podatków powinny prowadzić staranną ewidencję, aby móc dostarczyć informacji, jeśli organy podatkowe zdecydują się przeprowadzić audyt. Wydatki na podróże i rozrywkę to dwa często zawyżone obszary w zeznaniach podatkowych i ludzie powinni być tego świadomi przy składaniu odliczeń; bardzo wysokie wydatki mogą wyglądać podejrzanie i mogą wzbudzić zainteresowanie ze strony organów podatkowych. Wydawanie dużych pieniędzy na podróże związane z pracą nie jest niczym złym, ale posiadanie bardzo mocnej dokumentacji potwierdzającej roszczenie o odliczenie pomaga.