Rachunkowość kasowa to specyficzna metoda księgowania stosowana w bilansach niektórych przedsiębiorstw. Rachunkowość kasowa jest często uważana za najprostszą metodę księgowania. Jest to alternatywa dla rachunkowości memoriałowej.
Zazwyczaj w biznesie praca jest wykonywana i/lub towary są sprzedawane przed otrzymaniem płatności. Na przykład osoba może wykonywać pracę kontraktową, wykonując usługę. Zazwyczaj nie otrzymuje wynagrodzenia przed wykonaniem usługi, ale otrzymuje wynagrodzenie według ustalonego harmonogramu, określonego w warunkach zatrudnienia.
W systemie kasowym osoba fizyczna lub firma nie rejestruje dochodu, dopóki faktycznie nie otrzyma płatności. Oznacza to, że jeśli dana osoba sprzedaje 100 widżetów lub wykonuje 10 godzin pracy, pieniądze, które są mu należne za widżety, a praca nie jest wymieniona jako dochód w bilansie, ani nie jest na tym etapie uznawana za dochód podlegający opodatkowaniu. Zamiast tego pieniądze są wymienione jako należności.
Kiedy płatność jest faktycznie otrzymana, pieniądze są rozliczane. W związku z tym dochód miesięczny, roczny i kwartalny opiera się wyłącznie na rzeczywistych otrzymanych płatnościach. Kiedy osoba lub firma rozlicza podatek dochodowy, ubiega się o pożyczkę lub wykonuje jakąkolwiek inną działalność, która wymaga od niego udowodnienia swoich dochodów, wówczas zgłasza tylko dochód, który faktycznie osiągnął.
Rachunkowość kasowa ma kilka zalet. Po pierwsze, może to być prostsze, ponieważ oczekujące płatności nie muszą być naliczane wraz z odsetkami. W przypadku rachunkowości memoriałowej, głównej alternatywy, pieniądze są liczone jako dochód uzyskany, gdy tylko zostaną zarobione. Utrudnia to śledzenie, ile rzeczywistych środków pieniężnych dana osoba otrzymała.
Ponadto w przypadku rachunkowości memoriałowej pieniądze są zasadniczo liczone przed ich wypłaceniem. Może to prowadzić do problemów, jeśli nie dokonano pełnej płatności. Jeśli na przykład osoba korzysta z systemu rachunkowości memoriałowej do wykonywanej pracy i opiera swoje płatności podatku dochodowego na pieniądzach, które spodziewa się otrzymać, jej obliczenia podatkowe mogą zostać odrzucone, jeśli klient nie spłaci jej w całości należnych pieniędzy.
Oprócz tego, że dochód jest liczony dopiero po otrzymaniu, wydatki są również odliczane dopiero po zapłaceniu. Tak więc, chociaż osoba lub firma może wiedzieć, że czynsz jest należny lub że trzeba będzie dokonać zakupu, wydatek nie jest wykazywany w bilansie, dopóki pieniądze faktycznie nie wyjdą. Pozwala to na prowadzenie rachunku w czasie rzeczywistym wszystkich materialnych aktywów płynnych. Ze względu na prostotę rachunkowości kasowej jest to często preferowana metoda dla małych firm.