Czasami określany jako obrót należności, „obrót dłużników” to termin używany do opisania, jak szybko klienci płacą za towary i usługi zakupione po zafakturowaniu tych zamówień. Firmy mogą wykorzystać te informacje do ustalenia, czy poszczególni klienci rutynowo płacą w określonych terminach lub czy średnia liczba dni potrzebnych na otrzymanie płatności przekracza tę kwotę. Ten sam rodzaj kalkulacji można zastosować do całej bazy klientów, dostarczając cennych informacji o tempie przepływu środków pieniężnych do firmy z generowanej sprzedaży. Zazwyczaj obrót dłużnika, który jest zgodny z terminami płatności podanymi na fakturach lub zbliża się do nich, jest uważany za zdrowy, podczas gdy obrót przekraczający te warunki może być uznany za podstawę do wprowadzenia pewnych zmian w sposobie obsługi zakupów przez niektórych klientów.
Istnieją pewne różnice w sposobie obliczania tego wskaźnika na podstawie tego, co firma uważa za sprawiedliwe warunki płatności. Jednym z prostych przykładów obliczania wskaźnika rotacji dłużników związanego z klientem indywidualnym jest uznanie klienta za stałe miesięczne zamówienie na artykuły biurowe. Terminy dla zamówień miesięcznych to 30 dni od daty otrzymania faktury. W ciągu roku klient przekaże lub zaoferuje płatność łącznie na 12 fakturach. Określając liczbę dni od wystawienia faktury do otrzymania zapłaty za każdą z tych faktur, sumując sumy, a następnie dzieląc przez 12, można określić obrót dłużnika za ten roczny okres. Zakładając, że wskaźnik rotacji jest poniżej 30 dni, oznaczałoby to zdrową sytuację przepływów pieniężnych firmy.
Obliczanie rotacji dłużników to korzystna czynność dla firm każdej wielkości. Dzięki temu uzyskasz wgląd w to, jak dobrze działa proces fakturowania, jeśli chodzi o terminowe wystawianie dokładnych faktur, a także jak dobrze przebiega księgowanie paragonów na należności. Obliczenia pomagają również w upewnieniu się, że warunki płatności firmy są dobrze rozumiane przez jej klientów oraz że warunki te są możliwe do zastosowania w ramach kultury korporacyjnej, która ma zastosowanie do branż obsługiwanych przez firmę.
Firmy zwykle angażują się w ocenę ogólnej rotacji dłużników przez krótszy czas, często co najmniej raz na kwartał. Takie podejście idzie w parze z analizą starzenia się faktur, ponieważ pomaga zidentyfikować trendy, takie jak stopniowy wzrost średniej rotacji dłużników. Przykładowo, jeżeli z analizy wynika, że średni obrót dłużników wzrósł z 28 dni do 36 dni w okresie trzech kwartałów, oznacza to konieczność zidentyfikowania przyczyn tego wzrostu. Przyczyną mogą być problemy wewnętrzne z opóźnieniem między przygotowaniem a faktycznym wysłaniem faktur, lub być może niektórzy klienci, których płatność trwa dłużej niż w przeszłości. Identyfikacja przyczyn leżących u podstaw zmiany obrotów ułatwia podjęcie odpowiednich działań w celu ochrony przepływów pieniężnych.