System inwentaryzacji aktywów to narzędzie używane do pomocy firmie w śledzeniu aktywów, pomagając firmie w rejestrowaniu jej aktywów i śledzeniu, gdzie trafiają aktywa. Ogólnie rzecz biorąc, aktywa śledzone przez tego typu system obejmują aktywa fizyczne, a także własności intelektualne i technologiczne, ale ten typ systemu może być również używany do śledzenia aktywów kapitałowych, najczęściej znanych jako pieniądze. System inwentaryzacji aktywów jest najczęściej używany w dziedzinie zarządzania zapasami lub śledzenia zasobów. Najczęściej spotyka się go w sklepach z fizycznymi produktami.
Chociaż niektóre firmy mogą stosować techniki systemów inwentaryzacji aktywów innych niż oprogramowanie, systemy inwentaryzacji aktywów są zwykle programami komputerowymi. Rodzaje sprzętu śledzonego przez systemy inwentaryzacji aktywów mogą obejmować maszyny firmowe, pojazdy i nieruchomości, ale mogą również obejmować patenty, oprogramowanie i wszelkie informacje, które są cenne dla firmy. Śledzenie tych zasobów za pomocą tego typu systemu może zapewnić, że firma ma pod ręką ich wystarczającą ilość bez ponoszenia dodatkowych kosztów utrzymywania dodatkowych pod ręką, aby uniknąć ich wyczerpania. Raczej ten typ systemu, jeśli jest używany prawidłowo, powie właścicielowi firmy śledzącemu zasoby dokładnie, ile rodzajów zasobów jest dostępnych do użycia.
System inwentaryzacji aktywów jest częścią większego systemu zaprojektowanego do śledzenia i ochrony aktywów w firmie i jest często używany jako element zapobiegania stratom. Bez systemu inwentaryzacji aktywów firma nie będzie wiedziała, jakie aktywa ma do dyspozycji. Brak informacji o posiadanych przez firmę aktywach może ułatwić pozbawionym skrupułów pracownikom przejęcie lub nieuprawnione wykorzystanie aktywów należących do firmy. Ten rodzaj systemu może również pomóc firmie śledzić, którzy z jej pracowników korzystali z aktywów firmy i kiedy tak, aby szkody lub niewłaściwe użycie można było niezawodnie prześledzić z powrotem do sprawcy.
Rodzaje systemów inwentaryzacji aktywów mogą obejmować systemy inwentaryzacji środków trwałych, systemy inwentaryzacji usług informacyjnych oraz systemy zarządzania inwentaryzacją. Oprócz śledzenia zasobów firmy, systemy inwentaryzacji zasobów mogą dostarczać firmie informacji o tym, jak i kiedy zasoby są wykorzystywane w firmie. Może to być przydatne, jeśli firma zajmuje się sprzedażą produktu, ponieważ może przekazać firmie informacje o tym, co sprzedaje i kiedy jest prawdopodobne, że sprzeda.
Oprogramowanie systemu inwentaryzacji aktywów może znacznie ułatwić trudny proces inwentaryzacji majątku firmy. Większość oprogramowania tego typu umożliwia właścicielowi firmy ewidencjonowanie i śledzenie dostępności zasobów. Czasami system inwentaryzacji zasobów zawiera sposoby łatwiejszego rejestrowania zasobów w systemie, takie jak skanowanie kodów kreskowych i wprowadzanie danych numerycznych. Oprogramowanie systemu inwentaryzacji zasobów detalicznych może również integrować się z systemem sprzedaży sklepu w celu dostarczania aktualnych informacji na temat dostępnych zasobów produktów w firmie.