Księgi handlowe to zasadniczo portfele dużych instytucji finansowych. Zawierają one informacje o wszystkich papierach wartościowych aktualnie posiadanych przez instytucję, a także historię wszelkich transakcji księgowych związanych z kupnem i sprzedażą zarejestrowanych w księdze papierów wartościowych. To sprawia, że są stosunkowo prostym zasobem, który można wykorzystać do szybkiego śledzenia dowolnej działalności inwestycyjnej prowadzonej przez instytucję.
Do księgi handlowej zaliczane są wszystkie rodzaje działalności inwestycyjnej. Ten poziom szczegółowości jest bardzo pomocny przy rozważaniu pewnego rodzaju nowej transakcji, która wpłynie na aktywa banku lub instytucji finansowej. Jeżeli bank chce rozważyć ustalenie spreadu bid/ask w związku z ewentualnym kupnem lub sprzedażą, przegląd szczegółów transakcji zapisanych w księdze handlowej może okazać się pomocny w procesie oceny proponowanych działań. W podobny sposób informacje zawarte w księdze mogą rzucić nieco światła na potencjalne ryzyko związane z danym schematem inwestycyjnym.
Jedną z głównych funkcji każdego banku lub instytucji finansowej jest dokonywanie mądrych inwestycji, które mają duże szanse na zwrot dla swoich klientów. Właściwie prowadzone i regularnie konsultowane księgi handlowe wspierają tę funkcję, dostarczając zwięzłych szczegółów dotyczących przeszłych transakcji. Szczegóły zawarte w księdze handlowej obejmują również najświeższe informacje o aktywach aktualnie posiadanych przez bank, co pomaga w tworzeniu podstaw przyszłej działalności handlowej.
Należy zauważyć, że tylko aktywa, które są dopuszczone do użytku w aktywnym handlu i strategiach inwestycyjnych, są uwzględnione w księdze handlowej. Inne aktywa, które nie są uznawane za dopuszczone do działalności inwestycyjnej, są księgowane w innym portfelu zwanym księgą bankową. Oznacza to, że wszelkie papiery wartościowe, które bank zamierza zatrzymać do momentu osiągnięcia terminu zapadalności, nie są uwzględniane w księdze handlowej. Postęp tych długoterminowych inwestycji jest natomiast rejestrowany w księdze bankowej.
Idea prowadzenia odrębnej księgi rachunkowej dla aktywów, które mogą być wykorzystywane w działalności inwestycyjnej i handlowej, nie ogranicza się do banków i innego rodzaju instytucji finansowych. Inwestorzy prywatni również często stosują to samo podejście, tworząc specjalną księgę handlową jako część ich ogólnej dokumentacji finansowej. Podobnie jak w księdze istnieje wyraźna granica między aktywami, które mogą być wykorzystywane do handlu, a tymi, które mają być utrzymywane w długim okresie, księga handlowa inwestora może osiągnąć ten sam cel.