Uzgadnianie księgi głównej jest kluczowym krokiem w zapewnieniu, że działania finansowe organizacji zostały prawidłowo zarejestrowane, tak aby można było zaufać sprawozdaniu finansowym organizacji jako dokładnemu odzwierciedlenie jej kondycji finansowej. Samo uzgadnianie odnosi się do porównywania różnych zapisów w celu upewnienia się, że liczby są dokładne i zgodne, a jeśli tak nie jest, doprowadzenia ich do zgodności. Podobnie jak w przypadku uzgadniania osobistej książeczki czekowej, uzgadnianie księgi głównej obejmuje weryfikację, czy wszystkie transakcje organizacji w danym okresie zostały prawidłowo zarejestrowane. Oczywiście uzgadnianie księgi głównej jest znacznie bardziej złożone i często skomputeryzowane; mimo to uzgodnienie księgi głównej dużej korporacji może czasami zająć kilka dni.
Pierwszym krokiem w procesie uzgadniania księgi głównej jest zapewnienie, że osoby odpowiedzialne za uzgadnianie nie są zaangażowane w księgowanie jej kont. Posiadanie systemu czeków i sald jest niezbędne do zapobiegania oszustwom lub defraudacji. Podobnie należy prowadzić ówczesny, stały rejestr wszystkich transakcji. Na przykład wszystkie przychody powinny być niezwłocznie rejestrowane i codziennie deponowane w banku. Różnice między kwotami zdeponowanymi w banku a przychodami mogą być po prostu błędami pisarskimi, ale mogą również ujawnić nieuczciwą działalność.
Sumy zapisów w księgach pomocniczych są księgowane na „kontach uzgadniających” w księdze głównej. Zapisy w księgach pomocniczych, takie jak zobowiązania lub należności, należy porównać z ich dokumentami uzupełniającymi, a sumę wpisów w każdej księdze pomocniczej należy porównać z odpowiadającym im wpisem w księdze głównej. Istnieje wiele różnych możliwych błędów, które można popełnić podczas księgowania w księdze głównej, a większość z nich nie wiąże się z oszustwem lub defraudacją. Na przykład pozycje mogą być księgowane z właściwymi kwotami gotówki, ale na niewłaściwe konto lub dane w księgowaniu mogą być transponowane. Dokładne uzgodnienie księgi głównej powinno ujawnić te błędy. W przypadku znalezienia błędów lub rozbieżności nie należy ich poprawiać, lecz rejestrować osobno i księgować jako wpisy uzgadniające.
Jednym z najważniejszych uzgodnień księgi głównej jest uzgodnienie środków pieniężnych, które porównuje zapisy księgi z zapisami depozytów bankowych. Chociaż błędy wykryte na tym etapie mogą być prostymi błędami pisarskimi, należy je traktować bardzo poważnie; jeśli nie zostaną złapane, mogą skutkować zniekształceniem sytuacji finansowej firmy w sprawozdaniu finansowym, które w całości pochodzi z księgi głównej.
Innym ważnym elementem uzgadniania księgi głównej jest saldo próbne, które jest po prostu porównaniem sumy wszystkich debetów z sumą wszystkich uznań. Jeśli te dwie sumy nie są równe, rachunki są niezbilansowane, a co najmniej błąd należy wyśledzić i wprowadzić korektę.
Szczególnie w dużej organizacji nieroztropnie jest czekać na sporządzenie sprawozdania finansowego w celu uzgodnienia księgi głównej. Zamiast tego uzgadnianie kont księgi głównej powinno odbywać się na bieżąco w miarę dokonywania księgowań, a elementy składowe ksiąg pomocniczych powinny być przeglądane i uzgadniane tak często, jak to możliwe. Bilans próbny należy również pobierać tak często, jak to możliwe, ale w żadnym wypadku nie rzadziej niż raz w miesiącu.